Le WORKLAB

Comment utiliser l’intelligence collective pour améliorer le fonctionnement des projets ?

Le cas de La Banque Postale Assurances IARD

 Qui est-ce ?

 

Après 2 années d’existence et plusieurs dizaines de projets menés, la Direction de la Maitrise d’ouvrage (MOA) de la Banque Postale Assurances IARD proposait à ses Directions partenaires, Maitrise d’oeuvre et Métier un temps collectif visant à co-construire un plan d’amélioration de leur fonctionnement projet commun.

 

Les objectifs ?

 

  • Permettre à une quinzaine de représentants de la Maitrise d’ouvrage, de la maitrise d’oeuvre et des directions métiers, d’analyser collectivement le fonctionnement de leurs projets et d’identifier ensemble bonnes pratiques et axes de progrès
  • Co-constuire un plan d’action d’amélioration
  • Expérimenter et découvrir de nouvelles façons de travailler, plus collaboratives,  agiles et créatives
  • Partager un moment de convivialité (soirée nantaise) entre les 2 demi-journées de séminaire, afin de renforcer les liens au sein du groupe.

Le déroulé

Le déroulé

Le cas de La Banque Postale Assurances IARD

1

Inspiration

Prendre du recul sur ses façons de faire implique d'être capable de porter un regard neuf sur celles-ci, et de prendre conscience qu'il est possible de sortir du sillon creusé par l'habitude pour envisager d'autres chemins, plus désirables, plus efficaces. Afin d'aiguiser la capacité d'étonnement et l'esprit critique des participants, une sélection de vidéos témoignant d'autres façons de faire, au sein d'autres organisations, a été partagée en amont du séminaire par le biais d'un email de "teasing".

2

Co-Construire la vision

"Quand tu ne sais pas où tu vas, quand tu arrives, c'est pas là" (proverbe chinois) En d'autres termes, rien ne sert de travailler un plan d'action si la cible à atteindre n'a pas été préalablement partagée. Répartis en 2 équipes mixant MOA/MOE/Métier, les participants sont invités à définir leur vision du projet idéal. Pour ce faire, chaque équipe réalise une affiche "4x3", qu'elle présente ensuite à l'autre équipe. S'en suit alors un temps d'échange pour s'aligner autour d'une cible co-construite.

3

Analyser la situation, tracer les pistes d'un plan d'actions

Pour faciliter l'identification des forces sur lesquelles les équipes MOA, MOE et Métier, peuvent s'appuyer pour atteindre un fonctionnement projet idéal, ou des freins qui les en empêchent, nous utilisons notre visuel du bateau pirate. Vents porteurs, ancres, requins... autant d'éléments à matérialiser à l'aide de post-its à partir desquels les 2 groupes de participants doivent ensuite identifier des leviers d'actions. Chaque groupe restitue alors à tous son analyse, dont la synthèse est réalisée en direct par notre facilitatrice graphique sous forme d'une fresque permettant d'approfondir et de conclure les échanges.

4

Compléter la boite à outils collaborative des managers

En complément des pratiques collaboratives précédemment vécues par les participants, un volet de formation conclue la première phase du séminaire. Au programme, découverte des techniques du lean coffee, de la réunion déléguée, et d'autres outils opérationnels permettant de travailler plus efficacement ensemble.

5

Passer de l'idée à l'action

Le lendemain matin, notre capsule pédagogique "vivre un projet agile en 1H" permet aux participants d'expérimenter de manière ludique les rituels et pratiques de l'agilité et de se questionner sur leurs modes d'organisation/communication. Puis vient le temps de l'approfondissement : les pistes d'actions identifiées la veille ont permis d'identifier 3 thématiques clés matérialisées sous forme de jardins d'idées. Répartis en 3 sous-groupes mixant MOA, MOE et Métier, les participants "jardiniers" sont invités à identifier des actions concrètes (qui ? quoi ? comment ?) qu'ils peuvent mettre en oeuvre pour améliorer le fonctionnement Projet. Au sortir de cet exercice d'idéation collective, les participants priorisent collectivement leur plan d'action, et sont finalement invités à prendre en charge les premières actions concrètes en remplissant chacun une "carte postale des engagements".

Ils en parlent mieux que nous...

Le cas de La Banque Postale Assurances IARD

"J'ai découvert un nouvel éclat en chacun" "Méthode ludique, bonne participation, bonne animation" "Objectif de partage croisé atteint avec le sourire" "Prendre du temps, se poser des questions et réfléchir à son fonctionnement, c'est bien :)" "Des idées concrètes ont émergées" "Dynamique de groupe, envie, enthousiasme"