10 outils pour faire de votre équipe une équipe auto organisée
Une fois n’est pas coutume, nous remettons en avant un de nos articles les plus lus sur le blog. À lire et à relire !
Faire de votre équipe, une équipe auto organisée
- Vous pensez qu’une équipe est plus efficace et s’investit davantage quand on l’a laissée s’organiser toute seule ?
- Vous pensez qu’être trop directif, c’est souvent contre-productif et que de toute façon on ne peut pas téléguider les gens.
- Vous pensez que si les gens travaillent sans vraiment savoir pourquoi et sans pouvoir s’organiser eux même ils ne feront rien de bien.
Bref, vous croyez en l’équipe auto-organisée ?
Et bien nous aussi
Mais ce n’est pas le tout d’y croire parce qu’une fois qu’on s’est dit : vive les équipes auto organisées !
encore faut-il y aller…
Eh oui, réussir à se repartir les tâches sans demander à son manager, prendre des décisions en toute autonomie et plus que tout, gérer les relations humaines sur le long terme, ce n’est pas si simple.
Voici donc 10 outils qui pourront vous aider dans votre longue route vers l’équipe auto-organisée. Ces outils sont valables dans tous les contextes, que vous soyez une équipe projet, un service qui travaille en mode récurrent, un groupe de travail…
1 – Un totem pour l’équipe (à 1’35)
On cherche tous à appartenir à quelque chose, c’est un des moteurs de l’intelligence collective. Et pour créer et renforcer ce sentiment d’appartenance pourquoi ne pas matérialiser l’identité de l’équipe ?
Concrètement, offrez-vous 2h de respiration en équipe avec feuilles, papiers, cartons, feutres, colle et donnez pour consigne : avec tout ce matériel représentez l’équipe et sa finalité. Vous serez alors surpris du talent créatif des participants et vous pourrez faire trôner fièrement le résultat de l’atelier bien en vue par toute l’équipe.
2 – Un bon dessin pour partager la vision (à 2’16)
C’est peut-être ce qu’il y a de plus important, se mettre d’accord sur l’objectif de l’équipe.
À ne surtout pas sous-estimer !
Un vieux proverbe chinois dit « si tu pars sans savoir où tu vas, quand t’arrives c’est pas là » (ils sont quand même fort ces chinois). Pour pouvoir s’organiser, il faut être clair sur ce qu’on veut atteindre. Il existe là aussi de nombreuses techniques de priorisation qui ont toutes en commun la co-construction et l’aspect visuel.
Je vous propose ici d’utiliser la puissance des images pour libérer la parole des participants et générer les échanges. Dessinez sur une grande feuille de papier kraft une île déserte et un océan infesté de requins. Voici donc l’objectif de votre équipe symbolisé par l’île. Les requins représentent les risques. Collectivement on écrit alors des post-its décrivant les objectifs et les risques que l’on vient coller respectivement sur l’île et les requins. Ce travail pourra rester affiché pour rappeler à tous la finalité de l’équipe.
Pour d’autres exemples de métaphores, je vous conseille de lire Gamestorming.
Pour cette méthode, nous avons même créé notre propre matériel afin de faciliter la mise en pratique. Plus qu’un simple support en papier, notre board au format A0 est spécialement pensé pour résister dans le temps et son revêtement permet d’écrire et d’effacer.
La matière ferreuse vous permettra si vous le souhaitez d’utiliser des Magnet-it® Notes pour tirer le meilleur de votre board.
3 – Arbre à problèmes pour les laisser derrière soi (à 3’39)
Dessinez un arbre et collez-le sur un mur de sorte à ce qu’il soit visible de toute l’équipe (la taille de l’arbre va dépendre du nombre de problèmes dans votre équipe ;-)).
Chaque membre de l’équipe viendra coller, dès qu’il le souhaite, un post-it rose sur lequel il indique en quelques mots le problème qu’il rencontre et qu’il ne peut résoudre seul. Régulièrement, l’équipe et le manager partagent les problèmes. Si quelqu’un a une solution pour un des problèmes identifiés alors il viendra le résoudre en l’écrivant sur un post-it vert qui sera collé par dessus le post-it rose. Si aucune solution n’est trouvée dans l’équipe alors c’est le manager qui prendra en charge le problème.
C’est une bonne technique pour favoriser l’entraide et positionner le manager dans un rôle de facilitateur au service de l’équipe et de son efficacité. L’aspect psychologique « je me débarrasse de mon problème en le posant sur le mur » est très bénéfique, ça permet de se concentrer plus facilement sur ce qui est le cœur de son métier.
4 – Suivre l’activité visuellement (à 5’14)
Concrètement un papier kraft avec 3 colonnes « à faire » « en cours » « terminé », des post-it qui représentent les tâches avec le trigramme du responsable écrit dessus. L’idée est de représenter sur un support visible par toutes les tâches à réaliser, leur avancement et qui en est responsable. Le mieux pour s’approprier le support est encore de le construire en équipe pour avoir un outil de management visuel adapté au contexte.
Vous trouverez ici un bon exercice pour toucher du doigt l’intérêt du management visuel et comment réaliser un support.
5 – Des points de synchro courts et réguliers (à 6’39)
Dans le monde agile c’est ce qu’on appelle un stand-up, un point d’échange avec toute l’équipe d’un quart d’heure qui se fait debout pour éviter que ça s’éternise. Chaque membre de l’équipe va alors expliciter ce qu’il a fait depuis le dernier stand-up, ce qu’il va faire jusqu’au prochain et les problèmes qu’il a rencontrés (qu’on pourra coller dans l’arbre à problème, et oui tout se tient).
L’idée est d’avoir des points d’échanges réguliers pour faire circuler au mieux l’information ce qui est indispensable dans une équipe auto organisée.
Pour se rappeler des règles du stand-up à respecter, rien ne vaut une belle affiche collée au mur à l’endroit où se fait le point. Voici celle que nous utilisons pour nos propres stand-up
6 – La météo d’équipe (à 7’40)
Ce qui est certainement le plus difficile à gérer dans une équipe auto-organisée ce sont les relations humaines. Nous ne sommes pas tous tous les jours dans un bon état d’esprit, parfois la vie privée nous rattrape et nous pouvons avoir des sautes d’humeur, être irascible : bref être humain quoi. Il faut arriver à le comprendre et à l’accepter. C’est là qu’intervient la météo d’équipe.
En début de réunion, en début de journée… chacun vient indiquer son état d’esprit du moment en collant un petit symbole météo (soleil, nuage, pluie…) au tableau et en disant quelques mots s’il le souhaite. On améliore ainsi la compréhension et l’écoute entre les équipiers.
7 – « Decider protocol » (à 8’32)
Dans une équipe auto-organisée on ne peut plus se réfugier derrière l’autorité rassurante du manager pour prendre ses décisions. Il faut pourtant bien réussir à se mettre d’accord faire des choix partagés et assumés par tous. Pour se faire, il y a le « decider protocol » qui donne une méthode simple et efficace pour avoir l’unanimité rapidement sans tomber dans le consensus mou. Pour plus de détails jetez un coup d’oeil à la fiche de lecture du livre « Core Protocol ».
8 – La priorisation en histogramme (à 10’34)
Si vous utilisez tous les outils dont je vous ai parlé, vous ne devez pas être loin d’être une équipe auto-organisée. Il n’en reste pas moins qu’il faut quand même savoir par quoi commencer ? La non plus vous ne pouvez pas vous appuyer sur la toute-puissance du manager pour arbitrer et prioriser. C’est donc collectivement que vous devez décider. Pas d’inquiétude, il existe plein de façons de prioriser. Je vous en livre une simple et efficace :
- Écrivez sur une feuille de paperboard la liste des options à prioriser
- En face de chaque option, dessinez autant de cases qu’il y a de participants
- Chacun vient alors griser une case en face de l’option qu’il estime être la meilleure
- De cette façon on repère immédiatement l’option qui emporte le plus de suffrages. L’avantage de cette technique c’est qu’elle ne nécessite aucun matériel particulier.
9 – Les mercis, les attentes, les excuses (à 11’43)
Être une équipe auto-organisée ça veut aussi dire gagner en maturité. Fini les conflits de type court d’école où on va rapporter à la maîtresse, parce que de toute façon y’en à plus de maîtresse. Il faut être capable de se dire les choses simplement et avec bienveillance. Les merci/attentes/excuses c’est un exercice qui peut se faire à l’occasion des rétrospectives et dans lequel chaque participant va exprimer :
- Ses mercis pour l’aide qu’il a pu recevoir ou ce qu’il a trouvé de positif dans le travail collaboratif
- Les excuses pour ce qu’il a fait (ou justement qu’il n’a pas fait) et qu’il regrette
- Les attentes c’est a dire ce qu’il aurait aimé que les autres fassent
10 – Un oeil dans la rétro (à 12’59)
On arrive pas à une organisation parfaite du premier coup, mais l’important c’est de mettre en place une démarche d’amélioration continue qui nous assurera de toujours aller vers le mieux. Concrètement, il s’agit d’institutionnaliser une cérémonie à échéance régulière (tous les 15 jours, tous les mois selon le contexte) durant laquelle toute l’équipe va réfléchir à ce quelle doit améliorer.
Dans le langage agile on appelle ça une rétrospective et il existe plein de façons de faire des rétrospectives (je vous recommande d’ailleurs le très bon livre Agile Retrospective qui en recense plusieurs).
Une des façons de faire simple et efficace c’est de demander à chaque membre de l’équipe
- Qu’est-ce qu’on continue à faire ?
- Qu’est-ce qu’on arrête de faire ?
- Qu’est-ce qu’on tente de faire ?
Cette pratique que nous appelons « on continue, on arrête, on tente » fait partie de nos pratiques best-seller. Tout comme pour le bateau nous avons conçu notre propre matériel réutilisable à volonté avec notre concept Magnet-it ®️
Voilà, avec tous ces outils en poche, il ne reste plus qu’à s’y mettre. Un peu de méthode et une bonne dose de persévérance et vous devriez y arriver.
