4 familles d’outils numériques pour s’y retrouver dans vos réunions à distance

Pour animer vos temps à distance, il va fatalement vous falloir des outils digitaux. Pour autant, pas facile de se repérer dans la jungle des outils du marché. Il en existe beaucoup, avec de nombreuses fonctionnalités et des approches différentes.

Cerise sur le gâteau, tout ce joli petit monde évolue très vite.

Alors pour vous aider à vous y retrouver, nous avons catégorisé les outils permettant d’animer des réunions à distance en quatre grandes familles que je vous détaille tout de suite après !

Juste avant ça, laissez-moi vous rappeler que cet article est directement tiré de notre guide de survie aux réunions à distance disponible en librairie et de notre formation « animer une réunion à distance »

Les outils de visio

Incontournables, ce sont tous les outils qui permettent de gérer le son et l’image dans une réunion virtuelle. Tous proposent également de partager le contenu de son écran pour que chaque participant puisse le voir.

Les plus connus : Teams, Zoom, Google Meet, Jitsi

Les outils de chat

On vous conseille d’avoir toujours un fil de discussion ouvert pour gérer et favoriser les interactions pendant un temps collectif à distance.

La plupart des outils de visio permettent de gérer un chat, et dans la grande majorité des cas, c’est largement suffisant. La seule limite est que la discussion s’arrêtera après la réunion. Si vous souhaitez ouvrir la conversation avant la réunion et la prolonger après, on vous conseille de vous orienter vers un outil de chat persistant.

Les outils de questionnaire

Ces outils vous permettent de faire réagir les participants avec des questions fermées ou ouvertes, et de recueillir leur feedback. Il existe de nombreuses alternatives de qualité dans ce domaine.

Les outils de co-construction

On parle ici de tous les outils qui permettent de produire à plusieurs en même temps. Mais si on regarde plus dans le détail, on va y retrouver différentes typologies d’outils. Selon les pratiques que vous voudrez mettre en œuvre, certains seront mieux adaptés que d’autres.

• Tableaux blancs virtuels

Ce sont tous les outils qui vont vous permettre d’écrire à plusieurs sur un tableau virtuel, de coller des post-it (digitaux), de les regrouper… C’est certainement le type d’outil le plus utile et le plus complet lorsqu’on souhaite faire de la facilitation à distance.

Pour les plus connus : Klaxoon, Mural, Miro

• Management visuel

Oui on sait, ça peut paraître un peu bizarre de retrouver des outils comme Trello ou Planner dans la catégorie de co-construction, mais en fait si. Même s’ils ne sont pas pensés à l’origine pour être des outils d’animation d’atelier, mais plutôt de suivi de projet, ils permettent quand même d’écrire des cartes à plusieurs de façon structurée, ce qui peut s’avérer bien pratique pour animer un atelier.

• Outils de co-écriture

On parle ici des applications qui permettent d’écrire simultanément à plusieurs sur le même document. Très pratiques lorsqu’on souhaite rédiger à plusieurs mains et aussi utilisables dans le cadre d’ateliers de co-construction.

• Cartes mentales

C’est un cas particulier des outils de co-écriture, puisqu’il s’agit ici de construire à plusieurs une carte mentale. Les cartes mentales, vous connaissez ?

On les appelle aussi mindmap : c’est un mode de représentation de l’information en deux dimensions, sous forme d’arborescence, inventé par Tony Buzan. On peut s’en servir pour énormément de choses, depuis la prise de notes jusqu’au suivi de projet, en passant par le brainstorming.

Pour les plus connus : mindmeister, Xmind, MindManager

Quel outil pour quel besoin ?

Maintenant que l’on vous a dressé une liste à la Prévert des outils que vous pouvez utiliser, on est intimement persuadé que vous vous posez deux questions :

1. Où sont les Dolipranes ? Parce que quand même, ça fait beaucoup d’outils tout ça, et vous sentez la migraine monter.
2. Mais dis donc, quel outil j’utilise quand ?

Voici des questions aussi légitimes que pertinentes. Pour la première, on ne peut rien faire là tout de suite. En revanche, pour la deuxième, voici quelques clés pour choisir les bons outils.

Sachez que dans tous les cas, quel que soit votre besoin, le duo visio + chat est un indispensable. C’est une base sur laquelle viennent se rajouter par la suite d’autres outils pour répondre à des besoins plus spécifiques.