6 curseurs à doser pour faciliter le travail d’un groupe

fCet article s’adresse principalement aux personnes qui ont déjà animé des sessions de travail collaboratif et qui se posent des questions sur la manière d’aborder les différents contextes auxquels elles peuvent être confrontées et si la facilitation a sa place à tous les étages. Je vous propose ici une vue panoramique sur la facilitation de groupe, les angles variants en fonction des situations.

Avertissement :

Je vous propose une vision simplifiée des modes de facilitation munie d’une grille de critères. Les experts en la matière pourraient me reprocher un manque de nuances qui dénature la réalité et la finesse de l’exercice. Je plaide coupable.

Pour tout vous dire, je comptais au démarrage rédiger un article pointu destiné aux plus acharnés pour répondre à la question qui tue : comment s’assurer qu’on en fait assez mais pas trop ? Dès le début de cette rédaction, je me suis faite happée par le besoin de reposer les bases du débat avant de me plonger dans le sujet. Puis, je me suis dit que ça intéresserait surement plein de lecteurs de bénéficier de ce débroussaillage. Finalement j’ai décidé d’en rester à l’explication des bases et même de vulgariser au maximum la présentation pour m’adresser à ceux qui débarquent (bienvenus à vous) !

 Si le niveau plus pointu vous intéresse, promis, j’écrirai la suite ! Pour ça, je vous laisse réagir en commentaire de l’article…

Alors commençons :

Il existe différentes façons d’animer un travail collectif qui varient en fonction du degré d’intervention nécessaire. Et pour y voir clair, je vous propose d’y aller par étapes : d’abord, distinguer les différents rôles d’un facilitateur puis, identifier les critères à prendre en compte et enfin, il « suffira » de doser les rôles en fonction des critères. Trop fac’ (prononcé fass comme mon neveu de 7 ans) !

Une histoire de dosage : le principe de la facilitation et ses travers

Quel que soit son style, le facilitateur joue l’équilibriste entre une présence de chaque instant pour servir le plus opportunément le groupe d’une part, et une position la plus en retrait possible pour laisser le groupe exister et faire émerger ce que bon lui semble d’autre part.

Ça vous paraît compliqué ? C’est vrai que c’est exigeant mais conceptuellement c’est très simple. Un facilitateur c’est un peu comme un joueur de curling. Pour comprendre cette brillante métaphore, je vous invite à re-lire l’article « C’est quoi être facilitateur ? » écrit par Margaux.

Un mauvais dosage entre ces deux injonctions contradictoires aboutit à des conséquences dommageables :

Trop de distance par rapport à la réflexion du groupe :

👉 Cet excès transforme le facilitateur en Gentil Organisateur, cantonné à un rôle d’organisateur événementiel et animateur concentré exclusivement sur les conditions matérielles et l’ambiance dans la salle. Aussi importantes soient-elles !

• Le risque est de laisser errer le groupe dans les méandres de sa réflexion qui restera superficielle si ce n’est hors sujet ou pire encore, de faire se perdre le groupe.

Trop d’aplomb sur le groupe :

Cet excès-là peut avoir deux manifestations :

👉Le facilitateur devient maître d’école, très -très- présent pour fluidifier les échanges et qui noie le groupe sous les consignes.

• Le risque est d’infantiliser le groupe qui se désengage et se contente d’obéir aux ordres.

👉Le facilitateur se mue en censeur, qui abat son jugement sur les propositions du groupe, oriente les pistes de réflexion et donne son avis. 

• Le risque est de bloquer le groupe qui perd confiance et baisse les bras. Sur ce point, il est bon de rappeler que le facilitateur se différencie du consultant qui, lui, est sollicité expressément pour sa position haute sur le fond du sujet.

Pour plus de détail, je vous renvoie vers l’article « Comment faire la différence entre un facilitateur, un coach et un consultant ? »

Zoom sur les 6 rôles du facilitateur : 6 éléments à doser 

Plus concrètement et pour comprendre comment manœuvrer entres ces pièges, je vous propose de distinguer les différents rôles que peut assurer le facilitateur. Nous verrons ensuite que l’on peut/doit insister plus ou moins sur chacun de ces rôles.

✪ Structurer la réunion/atelier : organiser les séquences de travail, donner et respecter les timings, rassurer le groupe sur le chemin à parcourir jusqu’à l’accomplissement des objectifs.

✪ Apporter de la méthode, donner des consignes : à chaque séquence, proposer des pratiques et outils qui sont des supports à la réflexion du groupe : les présenter : à quoi ils servent, comment ils s’animent, puis lancer la séquence. Cela va plus loin que la structuration en séquences.

✪ Fluidifier les échanges: identifier le positionnement des participants et le fonctionnement du groupe puis rééquilibrer si besoin : si quelqu’un est en retrait et pourquoi (opportunément ou non), si quelqu’un s’est trop imposé à bon ou mauvais escient, si les participants s’expriment intelligiblement et se comprennent sans quiproquo, si la discussion avance ou tourne en rond. Réguler ne signifie pas toujours intervenir, il est souhaitable de laisser des temps d’échanges naturels (parfois des temps longs, des silences).

✪ Centraliser les échanges : pour concentrer le débat sur le sujet et sur une conversation à la fois. Par exemple en utilisant une affiche grand format, se placer entre le groupe et l’affiche et dès qu’un participant partage une réflexion, reformuler l’idée à l’intention du groupe et coller le post-it du participant au mur.

✪ Challenger le groupe pour pousser les réflexions plus loin : questionner le groupe de manière percutante, proposer des pistes de réflexion, des sources d’inspiration, apporter un regard neutre et extérieur sur ce qui est en train d’être dit pour donner du recul et de la perspective. Pour aller plus loin sur la question de la question, nous vous avons dégotté l’ouvrage de Frédéric Falisse : Questionnez mieux et gagnez en leadership, Les 11 applications de la questiologie pour réussir en équipe.

✪ Apporter un regard extérieur « méta » sur le fonctionnement du groupe et sur la discussion pour identifier des points-clés tant sur le fond que sur la forme.

(Couleurs de pastilles-étoiles en lien avec le tableau ci-après)

Comment régler les curseurs du facilitateur : les critères à prendre en compte

L’art de la facilitation consiste à adapter ces différents rôles en fonction de la situation de fait et des besoins du groupe. Pour schématiser, on peut définir les situations possibles selon plusieurs paramètres :

• Taille du groupe: la notion de groupe est bien vaste. Entre un binôme et une assemblée de 500 personnes, il est évident que le facilitateur ne s’y prendra pas de la même manière. Jusqu’à la semaine dernière, je comptais écrire ici qu’il fallait remettre en cause la pertinence d’un facilitateur pour un binôme ou un trinôme mais depuis, j’ai facilité une journée de travail pour trois personnes : ils ont pu aller vraiment loin dans leurs travaux et je crois que ma présence y a bien aidé… Tout de même, on peut parfois se poser la question.

Classiquement, on recommande de constituer des groupes de 6 à 8 personnes que nous considérons comme la taille idéale pour son compromis entre diversité des réflexions et fluidité des échanges.

• Objectifs de la réunion/atelier : j’entends par là le niveau d’approfondissement de la production. Je vous propose de distinguer entre deux cas : d’un côté des objectifs larges comme faire réagir à une présentation, partager des opinions et des idées, et de l’autre côté des objectifs fins conduisant à travailler et préciser des idées, prendre des décisions, établir des plans d’action concrets et détaillés.
• Énergie du groupe : elle influence directement la qualité du travail et le facilitateur doit y être attentif. Je distingue trois niveaux d’énergie :
  • Le cas idéal d’une bonne énergie où le groupe est dynamique et concentré sur le sujet.
  • L’énergie faible quand le groupe se montre passif avec des participants désengagés qui interagissent peu. Dans ce cas, le facilitateur devra redoubler d’effort pour dynamiser le groupe, lui faire réaliser l’enjeu du travail et sa perspective. Il pourra notamment questionner les causes de cette faible énergie et ce qu’elle révèle afin de prendre une décision : problème de casting, de lien avec le sujet, de terrain de jeu, de confiance entre les participants et/ou avec le commanditaire, etc.
  • L’énergie volatile d’un groupe excité voire dispersé. Ici, le groupe aura besoin que le facilitateur canalise les flux et questionne cet état : problèmes entre les personnes, contexte pressurisant, etc.
• Maturité du groupe : comme l’énergie, le degré de maturité invite le facilitateur à adapter son intervention. En l’absence de qualité d’écoute et de prise de parole ou plus globalement d’habitude de travail en groupe, il faudra redoubler d’attention dans l’encadrement du groupe.
• Autre facteur qu’on ne développera pas ici: qui facilite ? L’intervention ne sera pas la même selon que le facilitateur est une personne externe professionnelle, une personne interne à l’entreprise qualifiée pour la facilitation et éloignée du sujet, ou encore une personne interne concernée par le sujet avec une double voire triple casquette (contributeur, manager, facilitateur). Dans ce dernier cas, la prudence est de mise dans l’approche et dans le positionnement par rapport au groupe. Ce facilitateur-manager-contributeur doit avoir conscience des limites de l’exercice : et accepter les cas où il vaudra mieux qu’il délègue la facilitation à une personne plus neutre.

Et concrètement, voici les dosages proposés

Le tableau ci-dessous décrit les grandes tendances de facilitation selon la taille du groupe et le niveau de réflexion attendu. Au-delà de ces propositions, il est évident que la méthode de facilitation sera toujours à adapter selon chaque contexte, chaque objectif, chaque groupe, chaque facilitateur et même chaque moment de l’atelier !

Pour apporter un minimum de nuance, vous avez bien entendu retenu des paragraphes précédents que d’autres critères influent (sinon il est toujours temps de reprendre la lecture un peu plus haut). Je vais maintenant m’attarder sur les cas de figure où votre groupe présente un niveau de maturité assez bas et/ou une énergie faible ou volatile. Dans ces cas-là, vous devrez globalement être davantage proactif. Que ce soit pour les dynamiser ou les rassurer, les participants auront besoin de se raccrocher à vous / ce que vous proposez (sans vous mettre la pression).

Par exemple :

• Pour un très petit groupe de moins de 6 personnes dont l’énergie est basse, vous pourrez au contraire miser sur des pratiques et outils très guidants et minutés pour apporter un enjeu et un rythme.
• Pour un grand groupe dont l’énergie est basse ou volatile ou si le groupe a peu de maturité : préférez passer plus de temps dans chaque groupe pour capter ce qui s’y passe et les challenger un bon coup avant de passer au groupe suivant. Si besoin, appelez du renfort de facilitateurs voire faites appel à des professionnels extérieurs pour être sûr de ne pas passer à côté de vos objectifs voire de ne pas perdre l’intérêt des participants pour une prochaine fois (Vous pourriez croire que je dramatise mais ça existe en vrai).

J’espère que ceux qui y voyaient flou comme avec un fond-de-l’œil (je sors de chez l’ophtalmo) vont mieux à présent. Je pense qu’avec ses indications vous saurez faire le tri dans les techniques de facilitation que vous pouvez grappiller à droite à gauche au fil des blogs, des livres et autres formations que vous auriez suivies !