Comment gérer une situation de crise ? Réunion de famille VS atelier collaboratif – Épisode 4

Vous re-voilà !

Nous vous attendions pour le dernier épisode de la série « Réunion de famille vs atelier collaboratif » et si vous avez loupé le début voici les épisodes précédents :

• Comment préparer au mieux votre atelier collaboratif ? (épisode 1)
• Comment bien recevoir ses participants ? (épisode 2)
• Quelles postures à adopter en tant que facilitateur pour bien accueillir son groupe ? (épisode 3)

Ça y est, les hostilités festivités (décidément…) ont démarré. Il est trop tard pour reculer.

Alors que vous pensiez vous être suffisamment pris le chou avec les préparatifs, vous commencez à réaliser que la tâche est loin d’être finie. Désormais et pour les quelques heures à venir, vous allez vous prendre le peu de chou qu’il vous reste pour maintenir la cohésion familiale, et avec le sourire s’il vous plait ! D’où l’importance de la préparation mentale dont nous parlions dans l’épisode 3.

Ça y est, vous l’avez lu ? 

Ok, alors reprenons et analysons votre situation.

Des discussions partent dans tous les sens. De loin, nous pourrions y voir une scène de vie familiale trépidante mais de près, c’est nettement moins joli. Tatie Danièle houspille les neveux turbulents. Les plus jeunes, eux, se sont littéralement endormis avant même d’avoir pu goûter au gâteau chocolat-banane-sucre-glace-chantilly-bonbons. L’oncle d’Amérique et cousin Éric se sont lancés dans une joute politique, le verbal risquant de glisser vers le para-verbal à tout instant. Les autres semblent s’ennuyer ferme et se promettre intérieurement de ne plus mettre un orteil aux réunions de famille.

Oui la cohésion familiale n’est pas à son top mais il est encore temps pour que tout se termine bien

Avec les techniques de facilitation que vous allez glaner ici, vous pourrez enfin faire triompher l’amour. Dans le cadre d’un atelier collaboratif, nous dirions faire triompher l’intelligence collective. Pour y parvenir, la facilitation apporte bien plus que des brises-glace et autres bateaux pirates.

Tendez l’oreille et entendez la voix de la facilitation qui crie « Non, je ne suis pas qu’une boîte à outils ! ». Nous voulons parler ici de toutes les techniques et postures qui permettent d’animer ces outils afin d’atteindre l’objectif principal de l’atelier. Pour le comprendre, il suffit de revenir à la définition même du mot.

La facilitation n’est que le dérivé du verbe faciliter, lui-même tiré de l’italien facilitarequi signifie « ôter les difficultés, rendre facile ». Nous y sommes, un bon facilitateur est celui qui permet, par son mode d’animation, de faciliter les échanges et sécuriser le temps collectif pour qu’il atteigne son but.

Nous allons résumer ces techniques en deux points.

Premier point : le facilitateur s’appuie sur son travail préparatoire. 

Plus le facilitateur prend soin de bien préparer son atelier, plus il aura l’esprit libéré pour se concentrer sur ce qu’il se passe réellement et plus il sera à même de se départir du déroulé préétabli pour s’adapter à la situation. Finalement, c’est un peu comme un bon matelas, le soutien du travail préparatoire est ferme et l’accueil/accompagnement du groupe est moelleux/tonique. Cette métaphore est dédicacée à tous ceux qui ont déjà investi dans la literie de qualité…

Trêve de plaisanterie, profitons de la démonstration pour résumer les apports des articles précédents et comprendre que vous n’avez pas fait toute ce chemin pour rien :

• • La préparation intellectuelle – la prise de brief : plus le facilitateur comprend le contexte, cerne les objectifs et connait les participants, plus il pourra être attentif aux points de vigilance et challenger le groupe dans son travail collectif. 
  • La préparation intellectuelle – l’élaboration du déroulé : plus le facilitateur cadre le séquençage de son atelier, plus il saura évaluer le bon avancement et pourra réajuster les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs.
  • La préparation matérielle : elle permet de libérer l’esprit du facilitateur de tout autre souci afin d’être pleinement disponible pour le groupe. Il sait qu’il dispose de tout ce dont il a besoin.
  • La préparation personnelle du facilitateur : elle permet de préparer son corps et son mental afin d’être disposé à écouter, dynamiser et sécuriser le groupe.

Deuxième point – ATTENTION PHRASE CHOC – le facilitateur adopte une posture de facilitateur.

Le facilitateur doit trouver le juste équilibre entre conduire le groupe à travers l’atelier et lui laisser l’espace suffisant afin qu’il phosphore et produise ses résultats par lui-même.N’est-ce pas l’essence même de la co-construction ?

Sur la question plus précise de la régulation des échanges, nous insistons sur le fait que les opinions contradictoires peuvent et doivent être exprimées. Elles sont essentielles à la qualité du travail collectif. Le tout est de préserver le respect des personnes, ce dont le facilitateur est garant. Lorsqu’il sent que les discussions dérapent, que les personnes ne se comprennent pas ou que le ton monte, il doit intervenir. 

De manière non-exhaustive, voici quelques techniques pour réguler les échanges :

• • Demander des explications sur des propos incompris.
  • Questionner une personne ou tout le groupe pour pousser la réflexion encore plus loin.
  • Reformuler les propos émis.
  • Résumer un échange foisonnant et le mettre en perspective avec l’objectif global de l’atelier.
  • Faire circuler la parole, demander l’avis d’autres participants que celui qui parle.
  • Recadrer le sujet dans la thématique et les objectifs de l’atelier, quitte à proposer un temps hors atelier pour régler d’autres questions.
  • Renvoyer au groupe votre ressenti sur sa situation : un point de tension, un blocage, une perte de sens, une nouvelle problématique, un nouveau besoin ?
  • Rappeler le cadre de bienveillance fixé en début d’atelier.
  • Improviser un temps de pause prendre du recul 

Avec tous ces éléments, vous voilà outillé pour jouer les hôte-sse-s de maison parfait-e-s. Globalement, les discussions peuvent librement aller bon train pendant l’apéro et le diner sans que vous ne vous en souciiez trop, sauf à s’assurer que personne ne reste totalement sur le carreau. On s’en plaint mais en vrai on aime ça : voir la famille, s’écharper et se maudire jusqu’à noël prochain. En revanche, vous pouvez intervenir ponctuellement. Notamment, vous pourriez recentrer tout ce beau monde autour du plaisir à vous réunir pour cette belle occasion. Vous pourriez par exemple organiser une session photo de famille. Si l’idée vous séduit, pensez à le faire avant que les couche-tôt ne regagnent leurs pénates. 

Et pourquoi pas carrément manifester votre joie d’avoir reçu toute la famille à la maison ? Et demander qui s’occupe de recevoir tout la famille la prochaine fois ? Peut-être que d’autres emboîteraient le pas de votre déclaration d’amour collective jusqu’à faire pleurer d’émotion la grand-mère à moustache. Et enfin, l’amour aura enfin triomphé comme dans les meilleures comédies romantiques hollywoodiennes !

Fin (heureuse)

P.S. : La facilitation est un médicament puissant contre le travail de groupe et les réunions de famille improductives et anxiogènes. Lisez bien la notice avant toute auto-facilitation. Si les symptômes persistent, consultez un professionnel.