Quelles postures à adopter en tant que facilitateur pour bien accueillir son groupe ? Réunion de famille VS atelier collaboratif – Épisode 3

Précédemment dans les articles-épisodes « réunion de famille VS atelier collaboratif », nous avons vu à travers l’analogie de la réunion de famille :

• Comment préparer au mieux votre atelier collaboratif ? (épisode 1)
• Comment bien recevoir ses participants ? (épisode 2)

Dans cet épisode 3, nous nous intéressons une nouvelle fois à l’art de bien accueillir un groupe. En complètement de l’épisode 2 dans lequel nous avions abordés les conditions matérielles liées à l’animation d’un atelier collaboratif, ici nous répondrons à la question : Quelles postures à adopter en tant que facilitateur pour bien accueillir son groupe ?

Et comme la valse, cela se passe en trois temps : avant, pendant et après l’arrivée effective du groupe. L’intérêt est de taille : il s’agit de mettre le facilitateur et le groupe en condition pour contribuer à faire du temps collectif un succès.

1er temps d’accueil : avant l’arrivée des participants 

Tout d’abord, avant l’arrivée du groupe, il s’agit pour le facilitateur de se préparer personnellement.

Sur ce point, essayons, si vous le voulez bien, de passer en « lecture active ». Vous allez expérimenter avant que nous ne vous en disions plus.

Laissez-vous guider :

Asseyez-vous confortablement ; pas avachi non plus, un peu de tonus ! Dans l’idéal nous vous aurions dit de fermer les yeux mais ici, contentez-vous de lire ces lignes leeen-teee-meeent sans prêter attention à l’environnement.

Inspirez. Sentez le calme qui s’installe dans votre ventre.

Expirez. Sentez vos pieds qui s’enracinent dans le sol.

Inspirez. Sentez la chaleur qui se diffuse dans votre corps.

Expirez. Sentez vos épaules qui se relâchent.

Inspirez. Sentez la peau de votre visage qui se détend, comme si chaque pore se mettait à sourire.

Expirez. Fermez un instant les yeux puis ouvrez-les.

Souriez, oui souriez à votre écran 🙂

Vous venez de vivre un temps de centrage sur vous-même, en partant du principe que vous avez joué le jeu. Vous vous êtes fait du bien. Grâce à cela, vous êtes mieux disposé et disponible pour accueillir vos invités.

Ceci illustre notre premier conseil pour l’accueil d’un groupe. Un facilitateur pense d’abord à s’accueillir lui-même pour s’installer dans son rôle car sa condition personnelle va influencer l’énergie du groupe. Libre à chacun de trouver le rituel qui lui permet de se mettre en condition, que ça soit un exercice de respiration/pleine conscience ou autre chose : écouter sa chanson préférée en buvant un café, appeler un ami, faire un sudoku, recompter tous les post-its.

On ne juge pas.

Le tout est d’être prêt à s’ouvrir aux autres car un facilitateur se met à l’entière disposition du groupe. Il pratique tant l’écoute active à l’égard du groupe que de chaque membre qui le compose. Cette posture consomme de l’énergie et comme tout effort physique et mental, ça s’échauffe sinon… Gare au claquage facilitateuresque !

2ème temps d’accueil : l’arrivée des participants

Ensuite, l’accueil stricto sensuse se matérialise au moment de l’arrivée du groupe par un « bonjour ».

Et oui, cela semble aller de soi mais ça va mieux en le disant : un bon facilitateur salue les participants.

Cette attention particulière peut prendre la forme d’un mot comme « bonjour » ou « bienvenue » (si, si, je vous jure), un sourire, un regard, un serrage de main, l’ouverture de la porte. L’idée est d’établir un premier contact avec chaque personne.

Pourquoi ?

L’objectif est que chacun se sente à l’aise. Nous entendons par là que chacun sente qu’il est attendu, que tout est prévu pour lui. Même inconsciemment, ce sentiment influe sur la bonne volonté qu’il mettra à contribuer au travail du groupe.

Rassurons-nous. Même si l’idéal est d’avoir installé les lieux avant l’arrivée du groupe, ce dernier n’en tiendra pas rigueur si tout n’est pas prêt et que le facilitateur est en train de disposer les dernières chaises. Peut-être même que les participants pourront mettre la main à la pâte. Tout cela est possible tant qu’ils se sentent à l’aise.

Souvenez-vous du dernier repas de famille, où la tante qui vous recevait était tellement affairée en cuisine à refuser toute aide que vous ne l’avez pas vue du repas ni vous êtes senti parfaitement à l’aise de la laisser tout faire pendant que vous aviez les pieds sous la table.

3ème temps d’accueil : après l’arrivée de tous les participants 

Enfin, une fois le groupe bien installé, il est encore temps de marquer un temps d’accueil. À ce stade, accueillir le groupe signifie lui présenter l’organisation du temps collectif pour que les personnes comprennent ce qu’on attend d’elles.

Concrètement, il s’agit d’annoncer le sujet, le programme, le mode de fonctionnement, sans oublier l’organisation logistique notamment les horaires, les temps de pause et de collation s’il y en a. Et oui, tous ces éléments sont importants pour rassurer les participants inquiets de pouvoir traiter un mail urgent, assouvir un appétit dévorant, une envie pressante, repartir à temps pour l’happy hour.

Sans cela, l’incertitude pourra créer une perturbation dans le travail du groupe.

Par extension, nous nous permettons de signaler qu’un brise-glace n’est autre que le prolongement de l’accueil du groupe par l’action. Sur ce point nous vous invitons à consulter les articles du blog dédiés aux échauffements collaboratifs en tapant icebreaker dans la zone de recherche en page d’accueil.

Pour récapituler, voici la check-list de l’accueil d’un groupe :

• On se prépare soi-même afin de se rendre disponible pour le groupe. On évite de se lever du pied gauche.
• On salue chaque personne qui arrive. Elle se sentira attendue et mettra davantage de bonne volonté à contribuer au temps collectif. Si on n’a pas totalement fini de tout installer, on ne panique pas, on reste naturel.
• On présente le temps collectif au groupe dans tous ses aspects pour éviter les quiproquos, faire comprendre ce qui est attendu de chacun et leur garantir un cadre.
• On ne néglige pas le brise-glace qui a, en plus du reste, une vertu d’accueil et d’inclusion des participants.

Et pour votre réunion de famille alors ?

Aujourd’hui, le grand jour est arrivé. Tout est prêt, les invités peuvent sonner à tout moment. Vous appréhendez légèrement. Peut-être même que vous vous êtes frictionné avec votre moitié…

Ne vous en faites pas, c’est normal. Et surtout, nous sommes là !

Sentez notre présence facilitante à vos côtés. Sentez, à la lecture de ces mots, notre main qui se pose chaleureusement sur votre épaule en signe de soutien 🙂

Alors voici ce que nous pouvons vous donner comme conseils :

D’abord, prenez le temps qu’il vous faut pour commencer la journée avec une humeur du moins stable si ce n’est joyeuse. Cela jouera sur l’ambiance des festivités.

Puis comme on vous l’a sûrement appris quand vous étiez enfant, dites bonjour à chaque personne qui arrive. Pour la paix des familles, pas de traitement de faveur ni de boycotte. Dans votre élan, allez jusqu’à leur demander comment ils vont. Chiche ! Face à cet acte de bravoure, nous vous autorisons à vous éclipser un instant pour mettre les petits fours à réchauffer et le crément au frais (oui nous souhaitons le réhabiliter face au champagne).

Enfin, annoncez à quelle sauce ils vont – être – mangés : « Ne vous ruez pas trop sur le buffet, il y aura un plat de résistance* servi à table après le discours de Mamie ».

*Maintenant, que nous connaissons l’origine de cette expression (lire l’épisode 2), nous l’utilisons fièrement !