Comment hacker le déroulé d’animation de sa réunion de service ?
Ah la réunion de service !
Que l’on soit manager ou collaborateur et pour peu qu’elle revienne toutes les semaines, c’est parfois un moment compliqué, baigné d’ennuis, et pour certains proche de la torture (rien que ça !) et si bien que certains préféreraient aller chez le dentiste plutôt que d’assister à cette réunion.
Alors peut-on innover dans l’animation des réunions de service ?
Puisque vous êtes ici, vous vous doutez bien que oui et nous vous proposons même de hacker vos réunions, et pour ça le guide de survie aux réunions est votre meilleur ami.
Le contenu des réunions de service dépend forcément du service et de l’entreprise. Mais il y a souvent des figures imposées telles que la séquence d’informations descendantes, le tour de table traditionnel pour synchroniser l’activité de l’entité, etc…
Nous vous proposons donc ici un exemple de déroulé d’animation mais à vous de l’adapter à votre contexte.
De l’information descendante visuelle avec le mind mapping
Pour la séquence d’information descendante, vous savez le moment où l’on vous donne des infos sur l’entreprise en général et votre entité en particulier, utilisez un mind mapping (carte mentale).
Le mind mapping vous permet de présenter l’information de façon plus claire et plus visuelle mais vous faites aussi d’une pierre 2 coups. En effet, votre support de présentation devient également votre support de compte-rendu lorsque vous venez enrichir la carte mentale durant la réunion.
Le retour d’expérience en images : le pecha kucha
Lorsqu’un collaborateur doit faire un retour d’expérience, utilisez le pecha kucha pour rendre la présentation plus percutante et plus vivante. Me direz-vous le machu pitchu ou pecha je ne sais quoi, kéke c’est ?
Voilà ce que tu nous dis wikipédia :
Le Pechakucha ou Pecha Kucha (du japonais ペチャクチャ : « bavardage », « son de la conversation ») est un format de présentation orale associée à la projection de 20 diapositives se succédant toutes les 20 secondes et de préférence sans effets d’animations (la présentation dure 6 minutes et 40 secondes au total). Cette contrainte impose à l’orateur de l’éloquence et un sens de la narration, du rythme, de la concision, mais aussi de l’expression graphique.
Du pecha kucha, nous vous propose surtout d’utiliser le levier du visuel, autrement dit projeter un powerpoint exclusivement constitué d’images permettant au présentateur de restituer ses idées clés. De prime abord très simple, cet exercice s’avère être un véritable effort de synthèse. Testez-le !
Le tour de table timeboxé : le stand-up
Pour faire le tour de l’activité de chacun et encourager la solidarité dans l’équipe abusez du stand up : simple, efficace, c’est le meilleure moyen d’empêcher que le tour de table s’éternise. Selon la fréquence de la réunion de service et les besoins de l’entité, il est important de se poser la question sur le niveau de détail nécessaire. Chacun doit avoir une vision suffisante de l’activité des membres de l’équipe sans pour autant retomber dans un reporting détaillé et inutile.
Pour cela, invitez les personnes réalisant le tour de table à ne répondre qu’à 3 questions essentielles :
- Qu’ai je fais depuis la dernière réunion de service ?
- Qu’est ce que je compte faire jusqu’à la prochaine ?
- Ai-je des difficultés dans mon activité ?
Le fait de répondre uniquement à ces 3 questions vous assure à minima de la synchronisation de l’activité de l’équipe. Dès lors qu’un point particulier commence à être traité, rappelez l’une des règles essentielles du stand-up : si l’on doit traiter un point en particulier que l’on est pas capable de résoudre dans la réunion celui-ci doit fair l’objet d’une autre réunion avec les personnes impliquées.
S’évaluer pour s’améliorer : le jeu de la perfection
Et pourquoi ne pas redonner l’initiative à l’équipe et profiter de la réunion de service pour faire plancher les collaborateurs sur l’amélioration du fonctionnement de l’entité en utilisant un jeu de la perfection ?
Pour cela, identifiez plusieurs thématiques, plusieurs axes d’amélioration et laissez l’équipe évaluer le fonctionnement actuel et trouver des pistes d’amélioration.
S’engager : Le fil des engagements
Enfin avant de conclure, pour que toutes ces bonnes idées d’amélioration ne restent pas lettres mortes, on vous propose un fil des engagements grâce auquel chacun s’engage à mettre en œuvre une première action d’amélioration.
