Comment faire le compte rendu de votre atelier ?
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Bonne lecture…
Votre réunion a été une pleine réussite. Les participants sont emballés et énergisés pour la suite, ils ont eu énormément d’idées. Très bien, mais s’il ne reste pas de traces de ce qui a été réalisé, comment avancer ? Comment donner suite à cet atelier si l’on ne peut pas s’appuyer sur un compte-rendu clair et complet des échanges ?
Le compte-rendu n’est pas forcément la partie la plus réjouissante d’une démarche d’atelier mais il n’en reste pas moins indispensable. Pour capitaliser sur la matière produite en premier lieu mais aussi pour valoriser le travail réalisé par les participants.
L’utilisation de supports amovibles comme le papier kraft ou les feuilles de paperboard sont déjà un plus. A l’issue de la réunion vous pouvez les transporter et les afficher dans votre bureau pour rédiger tranquillement votre compte rendu.
Au delà de cet aspect pratique, voici quelques pistes qui pourront vous simplifier la vie.
Utilisez le mind mapping
Le mindmapping (encore lui) est un formidable moyen de synthétiser la matière produite à l’occasion d’une réunion. Vous pouvez directement réaliser votre atelier à l’aide d’un outil de mind mapping que vous projetez en séance. A la fin de votre réunion, vous avez directement votre compte rendu.
Les cartes mentales sont également un excellent support pour réaliser des comptes-rendus après coup.
Le compte rendu YouTube
Dès que vous constituez des sous groupes, vous concluez fatalement vos exercices par une étape durant laquelle un rapporteur restitue les travaux menés dans son sous-groupe. Voilà une formidable occasion de capter une synthèse vivante et spontanée du résultat de votre réunion.
Limitez le temps imparti à chaque rapporteur pour rendre la restitution plus percutante et filmez avec votre smartphone : vous avez votre compte rendu.
Le support vidéo est de plus en plus utilisé aujourd’hui. Plus direct et plus vivant, il remplacera avantageusement un compte rendu écrit tant que les vidéos restent courtes (moins de 5 minutes). Si les videos sont plus longues, n’hésitez pas à préciser le timing des différents sujets évoqués pour simplifier la lecture et éviter de lire toute la vidéo systématiquement.
Petite astuce : sous YouTube, vous pouvez aussi adapter la vitesse de lecture de votre vidéo en passant la vitesse à x1,5. Vous verrez même à cette vitesse, la compréhension n’est en rien altérée. Pratique pour gagner du temps.
Le compte rendu photo
Les supports que nous vous proposons pour animer vos réunions sont furieusement visuels. De plus, vos participants écrivent en lettres capitales sur leurs post-it (comme vous leur avez si gentiment demandé). Prenez donc une photo du support à la fin de l’atelier et elle pourra alors jouer le rôle de compte rendu.
La limite de cette méthode est la lisibilité de l’écriture manuscrite, c’est pourquoi nous ne l’utilisons qu’en dernier recours. Elle a l’avantage d’être simple et rapide.
Et si vous dessiniez ?
Et pourquoi pas utiliser le dessin pour faire votre compte-rendu ?
Le dessin, c’est une des meilleures façons de transmettre l’information et de lever les ambiguïtés du langage. L’utilisation d’images améliore également la mémorisation. Et puis enfin, c’est peut-être un des seuls moyens de faire rimer compte rendu avec plaisir.
