Comment donner des consignes efficaces en atelier ?

Vous êtes-vous déjà senti démunis face à vos collaborateurs lorsque vous animiez un temps collaboratif, ne sachant pas vous faire entendre par le groupe ? Vous savez, ces moments absolument exquis où l’on a parfois plus l’impression d’être un moniteur de colo qu’un facilitateur.

Alors comment donner des consignes efficaces en atelier ? Comment être entendu et compris de vos collaborateurs ? Comment leur donner des consignes enthousiasmantes ?

Ces 3 règles pourront vous aider à y répondre.

Mais avant cela, répondons tout simplement à la question : A quoi sert une consigne ?

Une consigne est par définition une courte phrase synthétique qui a pour objectif de faire effectuer une tâche à une personne ou un groupe de personne. L’énoncé de consignes est au cœur du métier de facilitateur.

Un facilitateur est comme un marin aguerri qui accompagne la réflexion d’un groupe vers de nouvelles contrées jusque-là inexplorées.

Une consigne est comme l’indication d’un cap transmise aux participants pour les guider dans leur voyage dont l’issue se découvre en chemin. Aussi la consigne doit pouvoir être claire et embarquer en toute confiance le groupe en dehors de leur cadre de référence. 

Règle 1 : Etre Clair et Concis

« Il nous faut peu de mots pour exprimer l’essentiel » – Paul Eluard

Une bonne consigne est une consigne qui peut être rapidement comprise par vos collaborateurs. Elle doit être courte, synthétique et utiliser un vocabulaire simple et positif orienté action.

Ne bombardez pas vos participants de consignes. Une instruction à la fois. Séquencez vos exercices et donnez des tâches réalisables dans le temps imparti. Si besoin ces consignes pourront bien sûr être répétées par le facilitateur. On ne serait que trop vous conseiller d’écrire à l’avance vos consignes sur votre déroulé d’atelier. Vous éviterez ainsi les cafouillages de l’improvisation.

N’hésitez pas également à présenter vos consignes à vos participants sous forme écrite. De cette façon vous pourrez vous adresser aux personnes visuelles comme orales. De plus, les personnes à la mémoire fulgurante de poisson rouge (dont à mon grand désarroi je fais partie) ne passeront pas leur temps à vous demander « Vous pouvez répéter la question ? ».

Vous pouvez par exemple les écrire sur un paperboard, les projeter ou les distribuer sur les tables de vos participants. Elles peuvent également s’accompagner d’images.

Enfin donnez bien toutes les règles du jeu. Présentez le matériel et le support que vos participants devront utiliser votre répondre à la consigne. Annoncez également le temps précis qui leur est imparti.

Règle 2 : Etre Visible et Entendu

«Rien n’est plus puissant qu’une idée dont l’heure est venue » – Victor Hugo

Si vous avez respecté la règle n°1 cela vous aidera à obtenir des consignes claires qui seront comprises de vos participants. Mais les challenges du facilitateur ne s’arrêtent pas là !

Pour que des consignes soient entendues et appropriées par vos participants il est important d’avoir l’attention de tous et de sacraliser l’énonce de votre consigne.

1. Cela passe d’abord par d’abord par obtenir le silence avant d’énoncer votre consigne.

Autorisez-vous à donner vos consignes seulement après avoir obtenu le silence complet de chacun de vos participants.

Pour cela, vous pouvez vous servir de votre voix. Mais si comme moi vous n’êtes pas un chanteur d’opéra né, quelques petites astuces peuvent vous éviter de devenir aphone avant même la fin de votre atelier à force d’avoir rappelé à l’ordre vos participants :

Utilisez des sons externes : frapper dans ses mains, utiliser sa sonnerie de portable ou des applications mobiles, un gong tibétain, ou bien votre playlist (en augmentant progressivement le son de la musique pour empêcher vos participants de parler – radical mais souvent fait dans la bonne humeur)

Utilisez les gestes :

Oui, oui, obtenir le silence par le silence ça marche… C’est le principe du « signe du silence ». Beaucoup utilisé dans des milieux de débat citoyen, l’idée est de définir avec votre groupe un geste qui, quand vous commencerez à le reproduire, devra être répété instantanément par tous les participants (exemple : mains en chapeau au-dessus de la tête – ce qui oblige au passage chacun à lâcher son stylo).

3. Une fois le silence complet obtenu, prenez tout votre temps pour énoncer votre consigne, prenez un vrai temps pour respirer calmement, puis faites porter votre voix, en articulant et en détachant clairement vos mots. Mettez même du silence dans vos interventions. (Petite astuce d’acteur pour travailler sa capacité à articuler : entrainez-vous chez vous à parler pendant quelques minutes régulièrement avec un crayon dans la bouche)
4. Parcourez du regard l’ensemble de la salle pour montrer que tout le monde est bien concerné par cette consigne.
5. Enfin jouez sur votre gestuelle. Prenez physiquement toute votre place parmi le groupe. Soyez visible de chacun, placez-vous au centre de l’attention (pour les facilitateurs timides ceci est un véritable exercice de style !).

Règle 3 : Responsabiliser le groupe

« Personne n’a la responsabilité de tout faire mais chacun doit accomplir quelque chose » – Henry David Thoreau

Utiliser la technique du signe du silence est une façon efficace de vous appuyer sur vos participants pour faire respecter les consignes.

Une autre pratique utile de responsabilisation est la technique du quatre-quarts (pas le gâteau hein). Il s’agit d’annoncer régulièrement aux participants le temps qu’il leur reste sur l’exercice sur un séquençage 4 * ¼ de temps. Je m’explique : par exemple si votre exercice dure 20 min, vous annoncerez toutes les 5 min le temps qu’il reste. De cette façon vos participants seront régulièrement au courant du temps qu’il leur reste et pourront s’organiser entre eux pour respecter les délais.

Vous pouvez aussi rendre visible le temps qu’il reste avec des applications comme Sand Timer sur iPad ou bien des objets comme un sablier ou des Time Timer.

Enfin la pratique de la réunion déléguée (cf notre article sur ce sujet) vous permettra d’avoir des appuis bien identifiés dans vos groupes pour faire respecter les consignes.

En espérant que ces quelques règles vous aideront dans la facilitation de vos réunions !