Pourquoi le lean coffee va multiplier par 2 la productivité de vos réunions ?
- Combien de temps perdez-vous en réunion ?
- Trouvez-vous vos réunions réellement productives ?
- Etes-vous sûr d’avoir vraiment tout essayé pour optimiser vos temps de réunions ?
Hum, hum…pas sûr…connaissez-vous le lean coffee ?
Si oui, vous êtes déjà un ninja des réunions productives
sinon, il faut absolument que vous lisiez la suite, car aujourd’hui cette une technique redoutable que nous vous partageons, et dont nous sommes vraiment tombés fans, tant elle simple et fait mouche à chaque fois que nous l’utilisons.
Le café, une vraie source d’inspiration
C’est marrant, car le « moment café » est une chose qui revient très souvent dans les techniques que nous connaissons, pourquoi ?
Certainement, parce qu’il y a beaucoup de choses à reprendre du rituel de la pause café dans les organisations :
- le format informel dans lequel il y a beaucoup de valeurs échangées (exemple : création d’espaces workcafé dans les entreprises)
- la pollinisation des idées lors des discussions autour d’un café (exemple : la technique du worldcafé)
- un climat propice à la divergence et à la créativité (exemple : les règles du jeu d’une séance de créativité)
Le lean coffee, c’est un format de réunion qui s’inspire également de la pause café, mais cette technique se réalise dans un cadre structuré pour optimiser les discussions.
L’inspiration « lean » tient au fait de reprendre l’idée de la chasse aux gaspis, ici la quête du lean coffee est d’éliminer les temps d’attente et le stock de sujets à traiter qui souvent ne le seront jamais avec le temps alloué à la réunion. Dans un lean coffee », il n’y a pas d’ordre du jour, les participants se réunissent, co-construisent cet ordre du jour en live, et commence à parler. Les conversations sont dirigées et productives parce que l’ordre du jour a été démocratiquement généré.
Traiter un maximum de sujets sans même prévoir un ordre du jour, c’est contre intuitif ! Tous les bouquins de conduite de réunion nous apprennent à en définir un, et bien cette technique prouve que même sans ordre du jour, il est tout à fait possible d’avoir une réunion productive.
L’origine du lean coffee
Le premier Lean Coffee a été organisé à Seattle en 2009. Ce meeting a eu lieu à l’initiative de Jim Benson et Jeremy Lightsmith. Ces deux passionnés d’agilité avaient pour souhait de réunir des personnes et créer un groupe de discussion autour du Lean et des diverses connaissances et pratiques de travail de ce dernier. Leur volonté était réellement de créer un groupe libre et non pas une structure lourde. Le seul critère pour faire partie du groupe devait être de vouloir apprendre ou créer.
Lean coffee : comment ça marche ?
Créer un personal kanban avec le value stream : A discuter, En discussion, Discuté
1 – Définir les sujets : Chaque participant écrit sur des posts-it les sujets qu’il souhaite aborder avec la communauté :
- Un sujet par post-it
- Descriptif simple et concis
2 – Tous les sujets sont positionnés dans la colonne A discuter
- présenter chaque sujet en 1 à 2 phrases maximum (soyez concis !)
3 – Prioriser les sujets via un vote à points (dotvoting)
- 3 votes par personne selon le nombre de participants et de posts-it.
- 1 point par post-it
4 – Discuter les sujets du plus au moins prioritaire :
- 8 minutes par sujet puis à la fin du temps si celui ci n’a pas suffit, l’assemblée fait un vote romain :
- Majorité de pouces levés : 4 minutes de plus pour discuter,
- Majorité de pouces couchés[ : 2 minutes de plus pour discuter,
- Majorité de pouces à l’envers : sujet suivant.
- Si actions il y a, les limiter à 1 voire 2 par sujets.
5 – Itérer sur les sujets priorisés jusqu’à épuisement des sujets ou du temps de réunion
Conserver 5 minutes en fin de réunion pour lister les actions s’il y en a
Les sujets non évoqués par manque de temps peuvent être conservés dans un backlog et repositionnés lors du point suivant.
5 minutes en début de réunion suivante doivent permettre de faire un point sur les actions passées / en cours.
