Comment maintenir une dynamique positive de vos collaborateurs après un atelier ?

L’action est déjà le début d’un engagement.

Votre atelier collaboratif a été un franc succès, vous sortez avec des supers idées, vous avez réussi à refermer l’entonnoir (lire notre article : comment conclure un workshop ?). De votre atelier une superbe motivation s’est dégagée chez vos collaborateurs.
Mais comment maintenir cette dynamique positive après votre atelier ? Comment s’assurer de l’engagement de vos collaborateurs dans la mise en place des actions imaginées ?

Cette tâche n’est pas toujours aisée. Voici quelques pratiques et outils qui peuvent vous y aider.

1 – Profitez de l’atelier pour projeter vos collaborateurs sur la suite

Co-construire des plans d’action solides

Travailler collectivement sur un plan d’action est une façon très efficace de développer l’engagement de vos collaborateurs.  Nous vous recommandons, quand cela est possible, de consacrer un temps pour cela à la fin de vos ateliers.
Dédiez idéalement un quart du temps de votre atelier à cela. C’est la méthode dite des « quatre-quarts » : ¼ du temps de votre atelier pour analyser la situation et définir la problématique, ¼ pour élaborer des solutions en réponse à la problématique et choisir les plus pertinentes, et le dernier quart pour peaufiner un plan d’action sur chacune des idées sélectionnées. Autrement dit, si vous avez un atelier d’1 demi-journée (par exemple 4h), c’est la dernière heure de votre atelier qui sera consacrée à la construction du plan d’action.

Passer collectivement du temps sur un plan d’action est une façon très utile d’aider vos collaborateurs à se projeter sur du concret, sur du réalisable. Vous évitez ainsi les fameux « y a qu’à faut qu’on » et vous responsabilisez vos participants sur ce qui devra être mis en place après l’atelier.

Co-construire les modes de fonctionnement

Nous vous recommandons de profiter également de votre atelier pour faire réfléchir vos participants sur la façon dont ils souhaiteraient travailler entre eux pendant la mise en place des idées imaginées : quelle répartition des rôles, quels moyens de communication internes au groupe, quelle fréquence des réunions, quelles règles de fonctionnement, …

Pour ce faire, faites exprimer chacun des participants sur leurs besoins. Demandez-leur pour cela de répondre individuellement à cette question : « qu’est ce qui fait que dans une équipe j’arrive, moi, à travailler efficacement et avec plaisir ? ». Puis faites converger le groupe sur des modes de fonctionnement communs.

Exprimer des engagements individuels

Une pratique très efficace pour conclure vos ateliers sur une dynamique positive qui engage sur l’après est celle du fil des engagements. (lire notre article : comment conclure un atelier ?)

Concrètement comment ça s’anime ?

A la fin de votre atelier, proposez aux participants d’écrire sur un post-it la prochaine action qu’ils s’engagent personnellement à réaliser à court terme et qui participe à la mise en œuvre du plan d’action élaboré en groupe. Après un temps de réflexion individuelle qui doit rester court pour favoriser les réponses spontanées, chacun vient partager son action en accrochant son post-it sur le fil des engagements.

2 – Utilisez des outils qui favorisent l’engagement et l’agilité des équipes

Outils de management visuel

Nous vous recommandons d’utiliser des supports qui rendent visibles les tâches à réaliser et l’avancée de celles-ci.
Ces supports peuvent être physiques comme numériques. Néanmoins pour garantir leur efficacité il est intéressant de profiter de temps collectifs pour les mettre à jour régulièrement.
Une façon très utile de représenter l’ensemble des tâches à réaliser est le tableau « A faire, En cours, Terminé ». Tracez 3 colonnes « A faire », « En cours », « Terminé » sur un panneau et écrivez vos actions sous forme de post-its en y associant le nom des responsables. De cette façon pendant vos réunions d’avancement, vous pourrez déplacer vos post-its de la colonne « A faire », à « En cours », puis « Terminé ». Ce tableau permet de rendre visible les avancées de chacun et de valoriser les étapes intermédiaires.

Ce tableau peut se construire en format numérique notamment avec Trello (www.trello.com)

Réunions courtes de synchronisation

L’as des as de la réunion courte qui se glisse dans tous les agendas et qui permet d’animer des points de synchronisation réguliers est le Stand up.

Le stand up, c’est une réunion debout qui s’anime en 15 min et durant laquelle les participants doivent répondre successivement à 3 questions :

• • • Qu’est-ce que j’ai fait depuis le dernier stand up ?
    • Qu’est-ce que je vais faire jusqu’au prochain stand up ?
    • Quelles sont mes difficultés ? (lire notre article : On se lève tous pour le stand-up)

En espérant que ces quelques pratiques et outils pourront faciliter le travail de vos équipes à l’issue de vos ateliers !