13 Oct 2014

Management visuel : les 10 questions à se poser pour réussir

Ne sous estimez pas la puissance du visuel. Nous sommes tous des penseurs visuels. Dans notre cerveau, nous avons plus de neurones dédiés à la vue qu’à tous les autres sens combinés[1]. Cette capacité à construire des images fonctionne d’ailleurs même quand nous avons les yeux fermés, et même quand nous dormons! C’est pourquoi le management visuel est certainement le meilleur moyen de partager de l’information au sein d’une équipe. Les tableaux de management visuel sont souvent envisagés pour des équipes en mode projet mais ils sont pertinents aussi pour des équipes qui ne sont pas en mode projet. Le tout est de se poser les bonnes questions. Faire circuler l’information, c’est un des 4 axes pour aller vers un management plus agile. Le management visuel est donc un des outils les plus simples à mettre en oeuvre dans son équipe pour changer son mode de management.

Mais réussir son management visuel ce n’est pas si simple. Il vous faut quelque chose de lisible, simple à mettre en place et à maintenir… Bien sûr vous pouvez utiliser un dashboard agile ou un support de type kanban, mais ces outils de management visuel ne sont pas adaptés à tous les contextes.

Voyons quelles sont les bonnes questions à se poser pour être sûr de réussir son outil de management visuel :

Avez vous le matériel nécessaire pour faire un beau tableau de management visuel ?
photo sous licence CC de Xavier Albaladejo (https://www.flickr.com/photos/xavier-albaladejo/)
Avant de vous lancer, assurez vous que vous avez tout ce qu’il vous faut : papier kraft, post-it, scotch de tapissier, gommettes de couleurs, feutres, bombe de colle à post-it… Par la suite, vous pourrez réaliser votre tableau en dur avec des planches de bois et des rouleaux de Velleda collant mais dans un premier temps nous vous conseillons de faire au plus simple.
Quel est le type d’activité de votre équipe ?
Si tous les membres de votre équipe ont le même type d’activité et qu’elle suit un processus clair et défini optez alors pour un support de type kanban. Chaque colonne va représenter une activité du processus et chaque post-it sera un élément qui passera successivement par tous les états décrits par le processus. Mais si ce n’est pas le cas, si par exemple les membres de votre équipe ne travaillent pas sur les mêmes projets ou pas sur la même typologie de tâches et s’il est impossible de décrire un processus commun décrivant l’activité de votre service, il faut alors imaginer autre chose. Vous pouvez utiliser le dashboard avec ces 3 colonnes très génériques : à faire, en cours, terminé. Mais ce n’est peut-être pas la meilleure façon de faire circuler l’information pertinente au sein de votre équipe.
Quelle information doit circuler ?
Un management visuel est d’abord là pour faire circuler de l’information. Mais quelle information doit être partagée ? La réponse n’est pas forcément l’activité de chacun. Dans certains cas il n’est pas forcément très pertinent de partager les tâches de chacun, surtout dans les services où il y a assez peu d’interactions au quotidien entre les collaborateurs (lorsque ceux-ci travaillent sur des projets différents par exemple). En revanche, il peut être intéressant de partager les difficultés rencontrées pour mettre en place de la solidarité et capitaliser sur les expériences de l’équipe. Ou bien partager le niveau de charge ressentie par chacun pour mieux répartir l’activité.
Quel est le bon niveau de granularité ?
Un outil de management visuel ce n’est pas un fichier excel accroché au mur. On ne pourra jamais y faire apparaitre autant d’informations que sur une feuille excel. Si vous surchargez votre management visuel, il deviendra vite illisible et inmaintenable. Alors choisissez bien les informations qui doivent y apparaitre et n’allez pas trop fin dans le détail sinon c’est la mort assurée de votre bel outil.
Votre outil de management visuel est-il bien la référence ?
Si votre outil est un gadget en plus mais que les informations que l’on y retrouve sont déjà consignées ailleurs, vous compromettez gravement les chances de survie de votre management visuel. Personne n’aime mettre à jour la même information plusieurs fois. L’outil de management visuel doit être la référence pour les informations qu’il véhicule sinon la démarche s’essoufflera vite. Si on commence à avoir un doute, à se demander quelle information fait réellement foi, l’outil ne sert plus à rien.
Votre management visuel est-il accessible à tous ?
Si votre tableau est rangé dans une salle fermée à clé ça ne sert à rien. Un outil de management visuel doit vivre et diffuser l’information à tous les membres de l’équipe. Ce doit être la façon la plus simple d’accéder à l’information. Et puis, c’est aussi un acte de transparence envers les autres collaborateurs de l’entreprise qui à tout moment peuvent avoir accès à l’activité de l’équipe.
Votre tableau est-il beau ?
C’est tout bête mais c’est vrai, un outil de management visuel doit être agréable à regarder et à lire. Alors n’hésitez pas à utiliser des couleurs ou des illustrations pour le rendre plus attractif.
Est-il régulièrement repensé ?
Rien ne sert de se mentir, la première fois est rarement la bonne. Il faut régulièrement se poser la question : « que peut-on améliorer sur notre management visuel ? » pour aboutir à un tableau définitif. Alors n’investissez pas trop sur la première version, elle doit rester simple.
Quand est-ce que je mets à jour mon management visuel ?
Classiquement un outil de management visuel est mis à jour à l’occasion des stand up, ces cérémonies matinales quotidiennes et courtes que l’on célèbre debout. Mais il n’y a pas de règles l’important est de planifier des cérémonies régulières pour s’assurer que le tableau est à jour. La fréquence va dépendre du type d’informations que l’on partage. Vous êtes une équipe en mode projet, vous partagez l’activité de chaque membre de l’équipe ? Il vous faut une mise à jour quotidienne pour être en capacité à réagir aux aléas de votre projet. Vous êtes une équipe d’accompagnement méthodologique et vous accompagnez de nombreux projets, vous avez besoin de partager vos retours d’expériences et vos principales retours client ? Peut-être qu’une mise à jour hebdomadaire peut suffire.
A qui s’adresse votre outil de management visuel ?
L’information que vous souhaitez faire circuler concerne-t-elle toute l’équipe ? Est-ce la même information qui intéresse tous les membres de votre service. La réponse peut-être non. Il est parfois intéressant de partager plus d’informations plus régulièrement avec des équipiers qui sont amenés à travailler plus étroitement ensemble, sur des sujets plus proches. Mais ces informations ne concernent pas pour autant toute l’équipe. On peut alors imaginer plusieurs supports de management visuel.