Managers ? 3 pratiques efficaces pour échanger sur vos pratiques professionnelles !

Pour aller de l’avant, il faut prendre du recul, car prendre du recul, c’est prendre de l’élan

MC Solar

Pris dans le feu du quotidien il est parfois utile de s’arrêter un instant, seul ou à plusieurs et de prendre du recul sur son travail.

Exercice par toujours aisé, seul, en équipe ou en communauté de pairs, nous vous proposons dans cet article 3 pratiques qui vous permettront d’animer efficacement ces temps réflexifs !

1 – Tourne la table

Cette pratique ludique vous permettra d’échanger à plusieurs sur vos bonnes pratiques et de vous entraider sur vos difficultés, et ce en 60 minutes chrono. Si c’est possible !

Pour cela rien de plus simple, vous devez vous armer de cartes vertes et rouges (papier de couleur découpé en format A6), de stylos et d’un chronomètre.

Comment l’animer ?

1. En groupes d’échange de 4-5 personnes, chacun prend une carte rouge et une carte verte.
2. Sur la carte verte chacun écrit une bonne pratique, une pépite qu’il a mise en place dans son quotidien et qui fonctionne bien ou qu’il a vu ailleurs fonctionner. Exemples de bonnes pratiques : « 1 technique de gestion de mes mails très efficace qui repose sur …. » ou « 1 bonne pratique pour mener des entretiens individuels efficaces qui consiste à … ».
3. Sur la carte rouge chacun écrit une difficulté non résolue ou un axe d’amélioration. Il doit s’agir de choses concrètes et encore d’actualité. Exemples de difficultés : « je rencontre actuellement une difficulté avec un des membres de mon équipe qui … » ou « j’ai du mal à animer des réunions efficaces … » ou « je suis vite débordé par mes tâches quotidiennes et ai du mal à déléguer … »
4. Puis les membres du groupe s’échangent les cartes vertes et rouges : chacun transmet sa carte verte à son voisin de droite et sa carte rouge à son voisin de gauche. Première difficulté de cette pratique : savoir gérer sa gauche et sa droite ! (Vous commencez à comprendre pourquoi cet exercice est appelé Tourne la table J)
5. Le groupe va s’occuper dans un premier temps des cartes vertes en dédiant 2 min par carte verte.
   • Chaque participant lit à voix haute sa carte verte.
   • L’auteur de la carte complète en essayant d’être le plus concret possible.
   • L’objectif ici, est que les participants puissent s’inspirer d’autres bonnes pratiques et puissent savoir comment les mettre en œuvre !
6. Une fois toutes les cartes vertes traitées, on passe aux cartes rouges en dédiant 8 min par carte rouge.
   • Chaque participant lit à voix haute sa carte rouge.
   • L’auteur de la carte complète en essayant d’être le plus concret possible.
   • Le groupe questionne l’auteur de la carte. L’objectif est de cibler au mieux sa difficulté.
   • Puis la personne qui a lu la carte doit trouver avant les autres 1 première réponse possible à la problématique traitée.
   • Le reste du groupe peut alors amender, enrichir et compléter la proposition avec d’autres idées.
   • Puis les participants synthétisent les réponses apportées au dos de la carte rouge.

L’enchainement de toutes ces sous-étapes peut paraître complexe. Avec un bon gardien du temps cela se pratique très bien. L’objectif est de favoriser la posture constructive et empathique des participants qui travaillent à partir des bonnes pratiques et des difficultés de leurs voisins.

Attention cependant au respect du temps. Le risque est de se laisser prendre au jeu et en dédiant toujours plus de temps à chaque carte, de ne plus avoir assez de temps à la fin pour toutes les traiter !

2 – Top et flop

Cette pratique repose sur la même logique que Tourne la table mais elle offre une variante dans l’animation.

Comment l’animer ?

C’est très simple…!

1. Disposez un panneau sur le mur et tracez 2 colonnes « Top » et « Flop ».
2. Chaque participant est amené à écrire sur 2 post-its différents son Top et son Flop les plus récents/intéressants à partager selon lui.
3. Chacun vient présenter et coller ses post-its.
4. Puis les Flops sont priorisés par le groupe. Pour se faire vous pouvez très simplement utiliser la méthode du vote à points (cf notre article sur cette méthode : https://media.worklab.fr/video-comment-prioriser-facilement-dotvoting/).
5. Puis le reste du temps de votre réunion est dédié à traiter en équipe le ou les flops priorisés en imaginant des solutions pour que l’équipe ne les rencontre plus.

Cette pratique est un rituel d’équipe qui permet d’ancrer concrètement la notion du « droit à l’erreur ou à l’expérimentation ». Elle offre un temps où l’équipe se félicite de succès de chacun et les « erreurs » des uns sont une aubaine pour l’équipe et deviennent un outil de résilience.

3 – On continue, on arrête, on tente

Pratique puissante qui peut s’utiliser dans de nombreux contextes, aussi bien en équipe, en communauté de pairs, en entretien individuel, ou pour soi-même, voire même dans la sphère personnelle (nous avons de très bons retours de personnes que nous formons qui l’utilisent dans la sphère familiale !).

L’animation de cet exercice repose sur la réponse à 3 questions :

• Sur la situation que nous analysons, que devons-nous continuer à faire de très concret ?
• Que pouvons-nous arrêter de faire de très concret ou enlever de ce qui est en trop ?
• Que pouvons-nous tenter de faire de très concret ?

Comment l’animer ?

1. Au préalable un brown paper doit être préparé avec les 3 catégories suivantes :

• On continue : tout ce qui marche bien dans la situation actuelle
• On arrête : tout ce qui n’apporte rien ou qui est plus couteux que le bénéfice retiré.
• On tente : toutes les idées neuves à essayer pour répondre à la problématique.

Vous pouvez également notre poster et l’imprimer au format A0.

2. On pose alors la question à l’ensemble des participants.
3. Chacun réfléchit de façon individuelle pendant 10 minutes sur post-it (1 idée = 1 post-it). On doit renseigner au moins une idée pour chaque catégorie. Assurez-vous que ces idées soient écrites en lettres capitales pour faciliter l’exploitation des résultats par la suite.
4. A tour de rôle les participants viennent présenter leurs réflexions au groupe. Les autres parties prenantes peuvent alors réagir et enrichir cette réflexion.

A l’issue de l’exercice on pourra prioriser les idées avec un dot voting (vote à points) par exemple pour construire un plan d’action. Il est à noter que cet exercice peut également s’utiliser seul lorsque l’on doit réfléchir à un problème d’amélioration continue.