15 Sep 2020

Les règles d’hygiène des réunions à distance

Pour beaucoup d’organisations, il s’agit d’un gros changement qui s’enclenche. Dans ce contexte, la première étape est d’adapter, à distance, le cœur-même de l’activité d’une organisation sans chercher d’emblée à révolutionner les méthodes de travail. Concrètement, le premier pas est de maîtriser la tenue de réunions à distance.

Et ce n’est déjà pas simple.

Au Worklab, forcément, on voit un cran plus loin. Pour nous, l’objectif ultime de ce changement est de redonner sa place à l’intelligence collective. Surtout à distance, les organisations ont besoin de temps privilégiés pour des démarches collaboratives. Cela permet de favoriser ce qui risque de se déliter avec l’accroissement du télétravail : l’inclusion, l’implication et l’alignement des membres d’un groupe.

Ce qui est merveilleux là-dedans c’est qu’une fois qu’on a compris cette logique, tout est possible ! Parce qu’en fait, tout ça ce n’est rien d’autre que de la facilitation. C’est pareil mais en différent. Le matos change, on troque nos magnet-it de compèt pour une connexion internet. Il faut adapter nos habitudes présentielles mais si on s’y prend correctement, on s’en sort très bien.

Si, si, vous allez voir…

Le premier élément, la base de la base, le point-clé d’un temps collectif à distance réside dans la manière d’interagir. C’est ce qu’on appelle les règles d’hygiène pour communiquer à distance. Ces règles sont au nombre de 5. Elles sont valables aussi bien pour la réunion du quotidien que pour l’atelier de co-construction ultime.

Les voici sans plus attendre :

Le formalisme

Le postulat de base pour une réunion à distance est que le mode d’interaction est nécessairement plus formel qu’en présentiel. On peut le déplorer, certes, mais nous vous assurons que c’est pour le mieux. Réguler la communication est selon nous la clé pour éviter l’enfer de la réunion à distance. Concrètement cela se traduit en posant des règles au début de la réunion qui visent à cadrer les prises de parole.

La convivialité

À distance, étant tous très concentrés sur ce qui se dit, les participants à une réunion peuvent avoir l’air froids voire agressifs. Donc pensez à appliquer un baume de convivialité pour maintenir une bonne température ambiante. Cet élément compte autant que de traiter le fond du sujet. L’efficacité d’une réunion dépend entre autres de la bonne disposition des participants.

C’est pour cette raison que nous recommandons le recours à la visio. Elle ajoute un canal de perception qui enrichit la communication. La webcam permet de récupérer, autant que possible, des signaux du langage non-verbal et para-verbal. Malgré tout, on perçoit moins facilement ces signaux à travers une visio que l’on peut le faire instinctivement en présentiel. Alors nous vous invitons à marquer les expressions du visage et la gestuelle pour faire passer vos ressentis.

La même recommandation s’applique à l’écrit sur le chat : n’hésitez pas insérer des émoticônes pour marquer votre intonation et vos émotions. Une même phrase n’a pas le même sens, dite sur un ton curieux, inquiet ou énervé. L’émoticône permet de le discerner.

La convivialité passe aussi par les brise-glaces. Nous encourageons largement ces pratiques avant d’aborder les sujets de fond, voire de les placer en objectif managérial. Grâce à ça, on se souvient que, l’air de rien, ce sont des humains avec des petits cœurs qui battent derrière les écrans.

Les sollicitations régulières

Un des challenges pour l’animateur d’une réunion est de maintenir les participants actifs. Une seule solution pour ça, les solliciter régulièrement, même pendant une présentation. Pour ça, nous recommandons, par exemple, la pratique du checkpoint : moment dans la réunion où on fait « pouce » pour récapituler ou faire réagir le groupe sur ce qui vient d’être abordé.

Un pied d’égalité

Placer les participants sur un pied d’égalité signifie veiller à ce qu’ils soient logés à la même enseigne en termes de canal de communication. Par exemple, tous en visio ou tous en audio. Si une partie du groupe ne peut pas accéder à la visio, tout le monde bascule sur l’audio pour éviter de créer un groupe à deux vitesses. Ceux en audio passeraient à côté de choses qui se passent via les caméras, parfois sans même s’en rendre compte.

Si cette égalité parfaite n’est pas possible, nous vous recommandons de garder une attention particulière pour les personnes moins bien loties, qu’elles restent incluses et ne perdent pas le fil des échanges. Voici deux solutions concrètes :

Interpeller régulièrement la personne pour s’assurer qu’elle suit et a pu ajouter sa contribution.
Désigner un ange-gardien parmi les personnes bien connectées, comme un binôme pour veiller à son inclusion.

Une trace écrite des échanges

La culture de l’écrit est prépondérante à distance pour partager l’information. Dans une réunion, il est nécessaire de garder une trace pérenne de ce qui est dit d’important, de ce qui a été décidé. Cette prise de note peut être partagée sur outil de co-construction où l’on peut écrire à plusieurs simultanément. Ou bien, un scribe désigné peut partager son écran pour donner la visibilité de ce qu’il écrit au groupe qui pourra éventuellement compléter.

Ces quelques principes sont une base pour réussir un temps collectif à distance. Par-dessus, il existe un ensemble de méthodes et de techniques concrètes à appliquer.