Séminaire d’entreprise : Transformer une animation présentielle en format à distance | Retour d’expérience #5 – EDF

Un contexte mêlant incertitude et complexité

Dans le contexte actuel, il n’est pas toujours simple de prévoir ses séminaires d’entreprise en présentiel.  Début janvier 2021, Xavier Costella, responsable communication des achats du groupe EDF, me contacte et me partage le problème auquel il se retrouve confronté (et que de nombreuses entreprises rencontre ces derniers temps).

Le séminaire de cohésion réunissant la nouvelle équipe de 100 managers de sa direction se voit dans l’obligation de devoir basculer en format à distance. Pas simple comme bascule à faire, quand on connaît le désir des personnes à vouloir se retrouver, en cette période. Audacieux le challenge humain et technique pour que chacun embarque aussi confortablement dans un format à distance et retrouve un environnement aussi convivial qu’une rencontre physique.

Pour relever le challenge : une collaboration agile

Avec Xavier Costella, secondé par sa collaboratrice Julie Lopes, nous avons donc main dans la main construit l’histoire de cette rencontre depuis la mise en place d’une équipe de facilitateurs en passant par l’embarquement au cours duquel chacun a pu découvrir où est-ce qu’il avait ses petites habitudes de télétravail jusqu’au résultat final où chacun a pu se positionner dans le trombinoscope d’équipe et identifier les liens précédemment tissés.

Je vais vous illustrer à travers ce retour d’expérience car si nous avons réussi avec 5 autres facilitateurs à relever ce challenge dont l’enjeu était de réussir à permettre à ces 100 managers de faire connaissance et de créer du lien dans un temps convivial malgré la distance, c’est probablement grâce à aux principes sous-jacents méthodologiques et organisationnels de l’agilité !

1. La collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle

Dans la première vision du dispositif de facilitation pour ce séminaire, 1 facilitateur devait animer 2 sous-groupes de 8/10 personnes.

Lorsqu’un commanditaire me demande combien de facilitateurs il faut pour animer un séminaire, je partage les métriques habituelles de notre profession à savoir : en présentiel 1 facilitateur pour 12 participants, en distanciel 1 pour 8. Nous étions donc éloigné de cette métrique idéale.

Avec Xavier, nous avons rapidement identifié ce point de risque et nous avons trouvé une organisation permettant un accompagnement plus individualisé des sous-groupes.

Ainsi pour cette journée 6 Facilitateurs professionnels ont été mobilisés et EDF a pu nous fournir l’appui de 5 Facilitateurs internes soit au total une équipe de 11 facilitateurs au service de ce temps collectif.

Notre apprentissage collectif est que sur de tels dispositifs avec 100 participants, au delà du ratio de 1 facilitateur pour 12 ou 1 pour 8 à distance, la nécessité d’un facilitateur coordinateur en central (qui n’a pas de groupe à gérer) est recommandée pour pouvoir ajuster les objectifs, les timings et resynchroniser l’équipe.

2. Un produit qui fonctionne plutôt qu’une documentation exhaustive

Le format étant distanciel, j’ai rapidement proposé d’avancer en posant les bases du séminaire sous un tableau blanc digital, en l’occurence l’outil Klaxoon. Le point de départ pour concevoir un atelier est la prise de brief. Celle-ci permet de mettre en lumière les objectifs et attendus d’un temps collectif mais aussi d’identifier au plus tôt les points de passages obligatoires et les risques éventuels. Ces éléments ont pu être collectés et partagés dès le début dans le tableau blanc digital.

Le délai recommandé pour préparer un temps collectif est de 1,5 à 2 mois avant le jour J. Cela permet d’itérer et d’amener chacun à un même niveau de maturité face aux objectifs et à l’atteinte des résultats du temps collectif. Dans notre cas, le délai était très court puisqu’il s’agissait de basculer un séminaire présentiel en format distanciel.

Mettre en place, très tôt dans la démarche, le tableau blanc servant de support à l’atelier a permis de valider rapidement les options prises et d’itérer collectivement en fonction des disponibilités de chacun. Le challenge était d’amener toutes les parties prenantes (commanditaire EDF, facilitateurs professionnels et facilitateurs internes EDF) aux mêmes niveaux de maturité et de compréhension de ce temps collectif dans un délai très court.

Ainsi au delà de l’objectif premier de concevoir un séminaire pertinent, ce tableau blanc partagé a permis aux 5 autres facilitateurs professionnels de s’approprier la démarche et de mettre leur pierre à l’édifice.

La coordination finale a été ainsi largement simplifiée : chacun a vu se construire la démarche et le prototype du déroulé, chaque facilitateur professionnel s’était approprié les séquences de travail sur lesquelles il intervenait. Il restait à faire monter en maturité sur le déroulé du séminaire des 5 faciltiateurs internes EDF. Cela s’est concrétisé par une réunion de synchronisation courte et efficace avec eux avec à l’appui le tableau blanc digital qui a servi d’animation le jour J dans lequel nous avions inséré toutes les consignes et timing. S’affranchir du classique déroulé dans un tableur était tout à fait pertinent : un seul point d’ancrage visuel dans le tableau blanc plutôt qu’un fichier séparé.

Mon réflexe est désormais d’embarquer dès la prise de brief le commanditaire d’un temps collectif dans un support visuel qui deviendra le support final de facilitation. Cela assure efficacité et pertinence du temps de préparation et du temps collectif final.

3. L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan

Cette agilité nous a permis également d’identifier très rapidement les futurs irritants qui pourraient survenir pendant l’atelier à travers notre prototype.

Par exemple nous avons tout de suite envisagé la possibilité de mettre en place des solutions de repli.

La première concernait les compétences de facilitation des facilitateurs internes EDF dont les niveaux de pratique étaient hétérogènes. Nous avons pour cela constitué des binômes facilitateur professionnel/facilitateur interne EDF pour faciliter l’entraide.

Pour canaliser les échanges via le chat de Teams, nous vous nommé un chat Master parmi les facilitateurs professionnels. L’objectif était de rester à l’écoute des besoins et ressentis des participants pour ajuster si besoin le déroulé.

Nous avons identifié des séquences « à risques » niveau timing et avons aménagé des zones d’ajustement des timings en aval.

Enfin, nous avons anticipé le fait que les tableaux blancs digitaux fonctionnent de manière moins fluide avec 100 participants et de nombreuses illustrations graphiques. Nous avons néanmoins souhaité garder l’ensemble des travaux sur un seul tableau unique pour pouvoir développer une cohésion d’équipe finale.

En cas de souci technique, nous avons réalisé une sauvegarde du tableau et réalisé des captures d’écrans pour passer en mode dégradé.

Voici quelques soucis que nous avons rencontrés :

• Le chargement du tableau blanc digital pour chaque participant à la première connexion était long du fait des images ajoutées
• La compatibilité entre l’outil Teams pour al vision, Klaxoon pour le tableau blanc et les ordinateurs Mac n’est pas toujours optimale.

Mon apprentissage est de prévoir à distance des solutions de repli permettant de s’affranchir de la technique si elle décide, ce jour là, de nous faire défaut. Egalement, je systématise des sauvegardes des environnements et j’ose imposer des outils plus compatibles entre eux (Zoom avec Klaxoon par exemple). Enfin, je n’hésiterai pas à renforcer le dispositif de facilitateur pour permettre une synthèse dans un environnement centralisé de travaux réalisés dans des tableaux blancs digitaux séparés.

4. Les individus et les interactions plutôt que les processus et outils

Tout au long de la conception de ce temps collectif, il nous a paru important de garder une souplesse dans les échanges pour construire ce temps collectif : tout autant avec mon commanditaire EDF qu’avec l’équipe des faciltateurs professionnels. Cela nous a permis d’anticiper les sujets et de se confronter avec d’autres d’autres points de vue.

Cette approche d’une relation de confiance nous a paru importante étant donné le contexte où il fallait basculer rapidement sur le nouveau format à distance.

C’est bien un processus de maturation que suit un temps collectif : ainsi le déroulé d’un temps collectif se construit, les objectifs, les livrables attendus et les contraintes se dessinent au fur et à mesure. Il serait illusoire de croire que tout peut être planifié d’avance. J’explique toujours à mes stagiaires en formation que le brief initial est un document organique qui vit au fur et à mesure que le temps passe parfois même jusqu’au jour J ou des ajustements et repriorisation doivent être faits. Et ce travail d’ajustement doit être fait via des prises de décisions collectives entre facilitateurs et commanditaires.

Appliquer un déroulé type d’atelier ou une méthode standard serait une erreur sur ce type de dispositif.

En synthèse…

Ce que j’ai apprécié dans la préparation de ce temps collectif c’est que j’ai pu y saupoudrer les valeurs et principes agile qui me sont chers notamment :

• La collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle
• Un produit qui fonctionne plutôt qu’une documentation exhaustive
• L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan
• Les individus et les interactions plutôt que les processus et outils

Je remercie Xavier pour sa confiance renouvelée qui nous a permis de préparer, dans un temps resserré, et de délivrer collectivement un séminaire de qualité ! En atteste les verbatims des participants à l’issue de ce temps collectifs. Certes chacun aura plaisir à se retrouver physiquement dès que les conditions le permettront !

« Bravo pour la recherche de formats innovants au regard de la complexité du contexte »

« Cela reste un exploit de réunir 100 personnes dans un environnement convivial et participatif »

« Merci d’avoir voulu maintenir un lien malgré le contexte. Hâte de participer à d’autres évènements (en physique sera un plus bien évidemment) »