Télétravail : Comment mieux s’organiser ?

Au WORKLAB, nous avons mené de nombreux ateliers durant les confinements successifs, et ce qui ressortait systématiquement dans la mise en place de ce télétravail forcé et extrême, c’était la difficulté à faire une démarcation claire entre vie privée et vie personnelle.

Les participants à nos ateliers étaient unanimes, ils leur manquaient quelque chose, ils leur manquaient leur temps de trajet !

Alors oui, bien sûr…

le télétravail est une chance et améliore la qualité de vie de ceux qui peuvent en bénéficier.

Oui bien sûr…

il permet de gagner du temps en limitant les déplacements. Mais soyons honnêtes, le télétravail n’a pas que des avantages.

Le temps de trajet pour aller aux bureaux, ce temps de trajet si souvent maudit, considéré comme une perte de temps, eh bien ce temps de trajet avait finalement une utilité. Comme souvent, on ne se rend compte de l’importance des choses que lorsqu’on les perd. Ce temps de trajet constitue une zone de transition entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle. Il permet ce passage en douceur, une frontière physique entre deux mondes. Et puis aussi, et surtout, c’est une sorte de rituel, une routine bien ancrée qui envoie un message clair à notre cerveau : c’est bon tu peux passer en mode perso. Et bien lorsque ce temps de trajet n’existe plus, ce rituel est à reconstruire.

Et puis en télétravail, les repères sont différents. Nos journées ne sont plus structurées de la même façon. Il faut repenser son organisation et surtout ne pas se laisser happer par le flot continu de notifications en tout genre qui tente vainement de pallier à l’absence d’échanges directs. Mail, chat, sms, visio conférences, appels téléphoniques… La multiplication des canaux de communication peut rapidement donner le tournis.

Dans une équipe hybride, nous avons besoin de communiquer pour se coordonner et pour tenter de ne pas perdre entièrement le lien social qui fait le ciment du collectif. Mais comment concilier ce besoin de communiquer avec les différentes parties prenantes et le besoin, légitime, de ne pas faire que ça de ses journées ? Ajoutons à cela que pour les managers la difficulté est encore plus grande, car aux tâches de coordination s’ajoutent les points individuels et le suivi du moral de l’équipe qui peut pâtir de ce type de configuration.

Et bien c’est peut-être l’occasion rêvée pour reprendre la main sur sa productivité.

Ça vous dirait de construire vous-même de nouvelles habitudes qui vous tirent vers le haut ? Ça vous tente de découvrir des méthodes éprouvées qui vous permettent de mieux gérer votre temps ?

Allez, c’est parti.

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Dompter son smartphone

Deux cent vingt et une fois.

Ce chiffre implacable et sans appel, c’est le nombre de fois que l’on regarde son smartphone par jour.

Terrifiant non ?

Loin de moi l’idée de jouer les techno septiques et de remettre en question l’utilité de cet outil merveilleux sans lequel notre vie ne serait plus la même. Mais est-ce vraiment vous qui choisissez de regarder votre smartphone ou l’inverse ?

Une question moins anodine qu’il n’y paraît.

Pour mieux comprendre cette addiction que nous avons développée pour ce joujou numérique, il va falloir parler de notre système pré-attentif. Le système pré-attentif c’est quoi ? C’est cette capacité que nous avons à être en alerte dès que nous entendons un bruit saillant ou que quelque chose bouge dans notre champ de vision. Système extrêmement pratique à l’époque où nous étions des hommes des cavernes. Nous pouvions être parfaitement concentrés sur la taille de notre silex préféré mais dès qu’un bruit ou un mouvement était détecté, notre attention était captée vers ce stimulus de façon irrépressible. Et tant mieux, car il pouvait fort bien s’agir d’un tigre dents de sabre à la recherche de son prochain repas. Mais soyons honnêtes, aujourd’hui nous sommes beaucoup plus tranquilles au niveau tigre dents de sabre et pour autant, ce réflexe existe toujours. Et les éditeurs d’applications mobiles l’ont très bien compris. Ils multiplient les sons en tous genres, les animations tape à l’œil pour profiter le plus possible de ce phénomène et attirer notre attention. Car ne nous y trompons pas, la plupart des applications présentes sur notre téléphone vendent du temps d’attention et essayent donc d’en capter un maximum.

Il est donc grand temps de reprendre le pouvoir sur notre smartphone, et pour ce faire il n’existe qu’une solution, radicale certes mais efficace :

Supprimez toutes les notifications !

Je sais ça peut paraître un peu violent dit comme ça, mais c’est pour votre bien. Posez-vous la question : avez-vous vraiment besoin d’une notification Linkedin à chaque fois qu’un de vos anciens collègues change de travail ? Avez-vous vraiment besoin d’entendre le doux bruit d’un carillon à chaque nouveau mail vous annonçant la dernière promotion immanquable ?

Attention, ne nous méprenons pas, je ne vous invite pas à une détox numérique sévère qui vous couperait de toute communication digitale. Non, pas du tout. J’ai moi-même fait l’exercice il y a quelque temps. J’ai supprimé toutes les notifications sonores et autres pastilles lumineuses. Pour autant, je continue à consulter mes réseaux sociaux préférés et interagir avec mes collègues. Mais je le fais quand je le souhaite, lorsque j’ai du temps, lorsque j’ai envie de me détendre ou quand j’ai un moment de creux et pas dans un réflexe pavlovien en réaction à une stimulation artificielle. Et ça change tout.

Mais peut-on vraiment supprimer toutes les notifications ? Non pas vraiment.

Car dans cette multitude d’informations non essentielles voire futiles se cachent également des informations urgentes et cruciales. Que se passe-t-il si quelqu’un de votre entourage est victime d’un accident et qu’il cherche désespérément à vous joindre ? Doit-on attendre le prochain moment de creux pour lire cette information ? Bien sûr que non. Cette situation met en évidence la nécessité de définir un canal d’urgence. Un moyen de communication pour lequel on ne supprimera pas les notifications et pour lequel on restera particulièrement attentif. Et vu que ce sera le seul à produire un son, il sera d’autant plus facile d’y répondre rapidement. Souvent il s’agit du sms ou du téléphone mais il est intéressant de ne pas le définir a priori mais au contraire de le définir en collectif pour partager ce mode de fonctionnement avec l’équipe.

Se définir un canal d’urgence commun dans l’équipe voire dans l’entreprise, c’est un très bon moyen d’éviter des tensions inutiles ou des situations urgentes mal gérées.

Apprivoisez votre boite mail

À votre avis, combien de temps passe un cadre à lire ses mails par jour ? Je ne vais pas vous faire languir plus longtemps car la triste vérité doit éclater au grand jour. Un cadre passe en moyenne 5,6 heures par jour à lire ses mails !

Vous avez bien lu, 5,6 heures à lire ses mails. Autant dire qu’il s’agit pour beaucoup de cadres de leur activité principale.

Pour mieux comprendre cette terrible dérive, il faut prendre un peu de recul sur son usage. Je pense qu’en fait le mail est victime de son succès, car il faut bien l’avouer c’est un très bon outil. C’est un très bon outil pour des demandes et des messages simples et précis. C’est un très bon outil pour conserver une trace des échanges. Mais ça s’arrête là.

Le mail un moyen de communication tellement simple et pratique que l’on a eu tendance à l’utiliser pour tout et n’importe quoi. Ce n’est pas un outil pour gérer ses to-do lists. Souvent dans les couloirs on entend des salariés pressés répondre à la demande d’un collègue par un “envoi moi un email pour que j’y pense”. C’est une mauvaise pratique. On multiplie artificiellement le nombre de mails envoyés et on participe au phénomène d’infobésité qui peut avoir des répercussions graves sur le stress ressenti. De même, le mail est un très mauvais outil pour créer le débat car il n’est tout simplement pas fait pour ça. Qui n’a pas un souvenir meurtri d’un échange de mails qui aurait mal tourné pour se transformer en joute verbale assaisonnée de points d’exclamations rageux ?

Ces dérives participent à la multiplication de mails envoyés (et donc reçus). Et c’est dangereux car si on n’y prend pas garde, la gestion de nos mails peut rapidement devenir notre activité principale, au détriment de toutes les tâches qui nécessitent du travail en profondeur. Et l’étude sur le temps passé par les cadres à traiter leurs mails est là pour nous le rappeler amèrement. On peut très facilement cesser d’organiser ses journées de travail pour se laisser porter passivement par le flot de mails entrants qui dicte de façon autoritaire le déroulement de notre journée. Soyons d’autant plus vigilants car traiter ses mails peut avoir un côté addictif et peut même nous entretenir dans l’illusion d’avancer efficacement dans nos tâches. Avoir une boîte aux lettres à zéro mail, voilà le rêve de beaucoup d’entre nous. Mais archiver ou répondre à un mail ce n’est pas forcément faire avancer le Shmilblick. Répondre par exemple à une demande par mail par un “je suis à disposition” ne fait en rien avancer le sujet. Certes le mail peut être considéré comme traité mais ne nous y trompons pas, rien n’a été fait.

Voici donc quelques conseils d’hygiène numérique pour mieux gérer ce formidable outil.

Rappelons également le bon usage du “répondre à tous” des mises en copie. Si l’envoie d’email devait être comparé à un match de sport collectif, disons que les destinataires sont les joueurs : ils sont directement concernés et dans l’action. Les personnes en copies sont les spectateurs : ils ont un réel intérêt à regarder ce qui se passe. Enfin, pour filer la métaphore, répondre à tous équivaudrait à passer un message général à travers les haut-parleurs du stade. Soyez donc particulièrement vigilant lorsque vous cliquez sur “répondre à tous”.

Les enseignants de l’académie de Créteil en ont fait l’amère expérience. L’histoire commence par un envoie de mail malencontreux non pas à un département particulier mais à l’ensemble des enseignants de l’académie de Créteil. Les 65000 enseignants reçoivent donc un mail qui ne leur est pas destiné. Ils s’empressent alors de demander à être retirés de la liste en faisant un “REPONDRE A TOUS”. S’ensuit un flot continu de mails demandant d’arrêter de répondre à tous ou commentant l’événement. On y retrouve même une petite annonce pour vendre une voiture. Moralité de l’histoire : réfléchissez à deux fois avant de faire un “répondre à tous”.

Enfin mettre en copie son responsable hiérarchique pour se couvrir est une pratique rarement pertinente et vertueuse qui ne fait, là aussi, qu’augmenter le nombre global de mails envoyés.

Comme pour le téléphone portable, si vous souhaitez conserver des phases de concentration profonde, désactivez les notifications liées à votre boîte. Interrompre une séquence de concentration pour regarder votre boîte mail a un coût en énergie et en temps considérable et fait perdre en efficacité. Le mail est rarement considéré comme un canal d’urgence d’ailleurs le temps moyen de réponse à un mail est de 23h. On peut donc très bien s’astreindre à ne regarder ses mails que deux ou trois fois par jour pour ne pas multiplier les distractions.

Une newsletter, c’est un peu comme un vêtement, si on ne l’a pas porté depuis plus de 3 mois c’est qu’il est peut-être temps de s’en débarrasser. Alors oui bien sûr, comme un vêtement, on l’a peut-être adoré à une époque, ou bien on l’a acheté de façon compulsive parce qu’on pensait qu’il était indispensable et en fait on n’en a jamais rien fait.

Et bien il est temps d’être honnête avec sois même et de regarder cette newsletter dans le blanc des yeux pour lui dire : newsletter je ne te lirai pas ! C’est une question de renoncement et de lâcher prise comme l’explique très justement Serge Marquis. Une fois la décision prise, désabonnez-vous. Toutes les newsletters ont l’obligation de proposer un système de désinscription généralement en pied de page du mail.

Qui n’a jamais vécu à son retour de vacances cette sensation étouffante d’être littéralement enseveli sous une avalanche de mails ? Qui n’a jamais ressenti ce mélange de perplexité et de dépit devant une boîte de réception affichant plus de quatre cents mails non lus ? Ne nous y trompons pas, tous ces mails n’ont pas la même importance ni le même niveau d’urgence. Un mail qui vous est directement destiné n’a pas la même valeur qu’un mail dont vous êtes en copie. De même, une newsletter, c’est certes un mail, mais qui n’a aucun caractère d’urgence. Pour éviter donc d’avoir une boîte de réception où se mélangent allègrement des messages urgentissimes et futiles, créez des sous répertoires : newsletter, messages en copie, à traiter…

Si vous avez un geek qui sommeille en vous, vous pouvez même mettre en place des règles qui vous permettront de classer vos mails automatiquement.

Pour classer les newsletters par exemple, votre règle devra rechercher tous les mails contenant les mots « désinscrire », “désinscription”, “unsuscribe”.

Soyez concis dans vos emails. On remarque que des mails dépassant 7 lignes ne sont en général pas lus, ou pas en entier. Qui plus est, les mails sont de plus en plus lus sur smartphone. Difficile sur un smartphone de lire un texte de plus de 130 mots. Mais attention, concis ne veux pas dire expéditif. Un message court peut être interprété comme brutal, alors n’oubliez pas d’y mettre les formes.

Enfin soignez votre titre. Il doit être clair et précis. Le mail est un formidable outil pour conserver une trace des échanges, à condition bien sûr qu’on puisse les retrouver. L’utilisation d’un titre explicite est donc primordiale.

Votre agenda est votre meilleur ami

Dans un contexte de télétravail ou de travail hybride, un agenda partagé est certainement un de vos meilleurs alliés. Il va tout d’abord vous permettre de fixer des rendez-vous avec vous-même. Non il ne s’agit pas d’un premier pas vers la schizophrénie mais plutôt d’une pratique qui consiste à bloquer des plages de temps dans votre agenda durant lesquelles vous vous couperez de toute sollicitation : pas de réunion ou de visio, pas de notification, pas de mail, pas d’appel… C’est un temps que vous sacralisez pour réaliser ce que l’on appelle du travail en profondeur. Des tâches qui nécessitent un fort niveau de concentration, qui demandent de s’imprégner d’un contexte riche et complexe et finalement les tâches qui génèrent souvent le plus de valeur.

N’hésitez pas à être transparent sur votre agenda.

Dans un contexte où l’équipe est à la fois en télétravail et au bureau, l’agenda devient un outil central pour savoir qui fait quoi et surtout où ? Partagez donc en toute transparence vos rendez-vous avec vous-même pour bien signifier qu’il s’agit de plages de temps durant lesquelles vous ne serez pas joignables. Mais à l’inverse, indiquez également vos plages disponibilité, les temps durant lesquels vous êtes ouvert pour toutes questions ou sollicitations, au bureau ou à distance. Dans tous les cas, la transparence sur les agendas est un élément essentiel pour permettre à l’équipe de monter en maturité et de s’auto-organiser. C’est concrètement un des meilleurs moyens lorsque l’on travaille en mode hybride d’indiquer si l’on travaille en présentiel ou à distance.

L’agenda est également un outil puissant pour organiser son travail, pour arrêter de se faire dicter le déroulement de sa journée par sa boîte mail et choisir volontairement les tâches sur lesquelles on souhaite porter ses efforts. Vous utilisez alors votre agenda pour planifier non pas vos rendez-vous mais les tâches que vous devez réaliser dans la journée. Mais dans l’organisation de votre journée, pensez à y introduire une variable essentielle : votre niveau d’énergie. À quel moment de la journée avez-vous le plus d’énergie ? Le matin ? Le soir ? Personnellement je sais que j’ai le plus d’énergie le matin et que ce niveau d’énergie ne fait que décliner tout au long de la journée. Lorsque c’est possible, je positionne donc dans mon agenda les tâches qui nécessitent le plus de concentration le matin (rédiger, lire un dossier complexe…). Je garde pour la fin de journée, le moment où je commence à avoir des baisses d’énergie, les tâches qui nécessitent le moins de concentration (généralement traiter des mails, ou gérer la partie administrative). Commencer sa journée par traiter des mails est pour moi du gâchis. C’est gaspiller mes meilleures heures de concentration à une tâche qui ne le mérite pas.

Enfin lorsque vous organisez votre journée, prenez bien garde au biais de planification. C’est humain et c’est universel, nous avons tous tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Ce biais a été scientifiquement mis en évidence à l’occasion d’une expérience réalisée en 1994. On a demandé à des étudiants en psychologie combien de temps ils leur failliraient pour finaliser leur thèse. De façon plus précise, on leur a demandé trois estimations : une estimation optimiste, une estimation réaliste et une estimation pessimiste. Quelque temps plus tard, les chercheurs sont revenus vers les étudiants pour connaître le temps réel qui leur avait été nécessaire pour terminer leur thèse. Le jugement est sans appel. La majorité des étudiants ont dépassé l’estimation pessimiste pour finir de rédiger leur thèse. Prenez donc en compte cette tendance à sous-évaluer le temps nécessaire à une tâche lorsque vous planifiez votre journée dans votre agenda.

Quelques méthodes d’efficacité personnelle

Je dois vous l’avouer car ce terrible secret est désormais trop lourd à porter : je suis un fan de méthodes d’efficacité personnelles. Oui je sais, ça peut paraître étrange et incongru mais je fais partie de ceux qui considèrent que le temps est notre ressource la plus précieuse et j’essaye de l’optimiser du mieux que je peux. À l’heure où certains lisent le dernier roman d’Elena Ferrante, et bien moi je bouquine Get things done ou Avalez le crapaud avant de dormir.

Mieux s’organiser lorsque l’on est en télétravail est un réel enjeu. Les repères changent et on peut vite avoir la sensation d’avoir passé sa journée à chatter en répondant à des mails. Et bien les méthodes d’efficacité personnelles sont là pour nous aider. Je partage donc dans ce chapitre deux des méthodes les plus connues et reconnues pour vous aider à reprendre la main sur votre productivité lorsque vous êtes en télétravail.

La méthode Pomodoro

Pomodoro, qui signifie tomate en italien, est une référence à la forme des minuteurs utilisés pour décompter le temps de cuisson des pâtes. Et oui, les minuteurs en Italie sont en forme de tomate. Cette méthode vous invite à découper vos tâches en séquences successives de vingt-cinq minutes. Pourquoi vingt-cinq minutes ? C’est la durée de concentration optimale généralement admise. Au-delà, on commence à perdre son focus. Durant les vingt-cinq minutes du Pomodoro, il n’est pas question de se laisser déconcentrer par une quelconque perturbation extérieure. On coupe donc toutes les notifications, on ferme sa porte, on met son portable sur silencieux… Bref on s’alloue une vraie séance de travail en profondeur. Pour respecter scrupuleusement ce timing vous pouvez la jouer canal historique, sortir votre minuteur de cuisine et le positionner sur vingt-cinq minutes. Ou vous pouvez plus simplement lancer le minuteur de votre smartphone. À l’issue des vingt-cinq minutes, vous pouvez vous accorder une pause de cinq minutes. Pause durant laquelle je vous invite à vous aérer l’esprit avant de revenir à une nouvelle session de pomodoro. Au bout de quatre séances de vingt-cinq minutes, vous pouvez vous accorder une pause plus longue de vingt minutes.

Cette démarche permet de garder un bon niveau de concentration sur un plus long laps de temps. Assez facile à mettre en œuvre, c’est souvent un bon moyen pour commencer à se familiariser avec le travail en profondeur et réussir à prendre ses distances avec les notifications tout en douceur. Vingt-cinq minutes c’est assez court, les clients que l’on accompagne acceptent généralement bien volontiers de se couper de toute distraction durant ce temps là. Bien sûr, il est difficile de passer des journées entières à faire du Pomodoro, mais c’est un très bon moyen, par exemple, d’organiser vos rendez-vous avec vous même pour en tirer le meilleur.

Get things done

Get things done ou GTD pour les intimes est certainement la méthode d’efficacité personnelle la plus connue. C’est d’ailleurs un des livres, hors livre de fiction, les plus vendus dans le monde. Il existe beaucoup de méthodes et autant de livres dédiés à l’efficacité personnelle, mais ils s’inspirent presque tous de cette approche.

Alors, bien sûr, je n’ai pas la prétention de vous expliciter dans le détail le contenu de la méthode mais plutôt de vous donner les trois éléments clés qui vont vous permettre de booster votre efficacité lorsque vous êtes en télétravail. Si vous trouvez ces principes pertinents, n’hésitez pas à lire le livre en entier.

1. Faites des todo list
   C’est l’aspect le plus connu de la méthode car il est effectivement primordial. Dès que vous identifiez une tâche à réaliser, consignez là dans une todo list. Ce qu’il faut savoir c’est que notre cerveau ne fait pas la différence entre ce que l’on doit faire dans l’heure et une action à réaliser dans six mois. Imaginons que vous deviez faire la révision de votre voiture dans deux mois. Et bien en tâche de fond, vous aurez tous les jours dans votre cerveau une petite voix qui vous dira “n’oublie pas de faire la révision de la voiture, n’oublie pas de faire la révision de la voiture, n’oublie pas de faire la révision de la voiture…”. Cette information serait plus pertinente dans deux mois, mais votre cerveau n’est pas capable de l’oublier maintenant et de vous le rappeler dans deux mois. Si vous l’oubliez maintenant, et bien vous avez de grandes chances de l’oublier tout court. Multipliez ce type de tâches de fond et il y a de fortes chances que vous finissiez complètement stressés. Votre cerveau sera complètement submergé par un nombre de tâches dont vous devez absolument vous souvenir. C’est ce que l’on appelle la charge mentale. La seule façon d’évacuer cette liste de tâches de votre cerveau est de l’écrire, de la noter quelque part. Vous pouvez utiliser un carnet ou un autre support mais attention, vous ne devez pas perdre cette liste car c’est l’élément central de la méthode. Évitez donc de l’écrire sur un post-it qui pourrait finir malencontreusement à la poubelle.
2. Noter le premier pas vers l’action à réaliser
   Peut-être avez-vous déjà essayé de mettre en place des todo list sans succès. Vous lisez donc ces quelques conseils avec un mélange de scepticisme et de résignation ? Ne vous résignez pas, rien n’est perdu car la mise en place de votre todo list ne pourra pas fonctionner si vous ne mettez pas en place ce qui suit. Effectivement, il faut bien l’admettre, une liste de tâches n’est pas un remède miracle contre la procrastination. Qui n’a jamais regardé sa liste des choses à faire sans pouvoir trouver l’énergie pour réaliser ne serait-ce que la première ? Un des principaux problèmes réside dans la taille des actions à réaliser. Dans votre todo list on doit retrouver des actions simples et actionnables. Il s’agit d’y indiquer le premier pas à réaliser pour effectuer la tâche et pas la tâche en entier, sinon vous risquez de vous décourager. Reprenons notre exemple de la révision de voiture. Il ne faut surtout pas indiquer dans sa liste “réviser la voiture” mais plutôt “appeler le garage pour prendre rendez-vous pour la révision de la voiture” ou encore “rechercher le numéro du garage” si vous n’avez pas le numéro de téléphone. Cette action est plus accessible, plus simple à réaliser. 
3. Mettre en place un rituel
   Mettre en place un rituel est certainement un des moyens les plus sûrs de réussir la mise en œuvre de la méthode. Comme évoqué plus haut, la seule façon de libérer de l’espace dans votre cerveau pollué par un nombre incalculable de choses à faire est de noter ces tâches sur des listes. Mais pour être parfaitement serein il faut que vous ayez confiance dans votre capacité à ne pas oublier cette liste et à revenir régulièrement. Si lorsque vous identifiez une nouvelle action à réaliser vous la notez sur un post-it qui a une chance sur deux d’être perdu ou oublié et que finalement il n’est pas du tout certain que vous relisiez un jour ce post-it, et bien tous les bénéfices d’avoir écrit une todo list disparaissent. L’inquiétude va vous poussez à vous souvenir et garder dans votre cerveau une trace de cette tâche. Il vous faut donc trouver un support que vous ne perdrez pas, facilement accessible et pourquoi pas esthétique pour vous inciter à le consulter régulièrement. Mais il vous faut également mettre en place un rituel régulier à l’occasion duquel vous ferez une revue de votre todo list pour la mettre à jour. Je vous conseille de le faire quotidiennement. Ce rendez-vous doit être non négociable. Il en va de la réussite de la mise en place de la méthode. Il s’agit de créer une routine qui vous assure que chaque tâche que vous inscrivez dans votre liste sera immanquablement relue et mise à jour quotidiennement. Impossible alors de l’oublier ou de passer à côté, vous pouvez en toute tranquillité ne plus y penser et l’évacuer de votre cerveau.