Animer une réunion autrement : 5 techniques pour en finir avec les réunions chiantes
Halte à la réunionnite
16 ans (Etude du cabinet Perfony, concernant les cadres sur une carrière de 40 ans), c’est le temps que passe en moyenne un cadre en réunion durant toute sa carrière. Il est temps d’en finir. Arrêtons la réunionnite.
16 ans à ergoter sur des points de détail, à planifier le prochain point préparatoire en vue d’une pré-validation préalable des sujets à traiter potentiellement.
Bref : combien de temps perdu !
Car si 98 % des personnes interrogées estiment qu’elles sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre leur temps. 88% s’y sont déjà senti inutiles dont 77% plus d’une fois. Pire, près d’un cadre sur trois avoue s’être assoupi en réunion (Sondage réalisé par l’IFOP). Mais ne nous méprenons pas. Nous ne faisons pas partie de ce groupuscule extrémiste anti-réunioniste qui prône l’interdiction pure et simple des réunions. Ne confondons pas le symptôme et le mal. Travailler ensemble, se voir, allouer un temps pour l’échange direct et faire intervenir les différentes parties prenantes c’est indispensable.
Travailler ensemble c’est bien la raison d’être d’une entreprise.
Conduite de réunion : une autre voie existe !
Un icebreaker pour bien démarrer
Vous l’avez certainement compris, nous sommes des aficionados des icebreakers.
Le web humain
Placez les participants en cercle et prenez une pelote de ficelle.
À tour de rôle, chacun va se présenter puis transmettre la pelote à la personne de son choix tout en gardant le bout de la ficelle. Il explique alors le lien qui l’unit à la personne qu’il a choisie. Il peut s’agir d’un lien professionnel ou extra-professionnel.
Le participant avec la pelote dans les mains recommence l’opération. On continue jusqu’à ce que tous les participants soient reliés entre eux avec la ficelle
Cette technique ne fonctionne que si les participants ont des liens, même indirects, les uns avec les autres. En l’occurrence, il est très intéressant pour les collaborateurs d’une même société qui ne se connaissent pas tous, mais qui ont pour certains déjà eu l’occasion d’échanger ensemble. En revanche, il n’est pas indiqué dans un contexte de formation où les participants ne se sont jamais vus.
Le message à transmettre en fin d’exercice est intéressant : nous sommes tous liés directement ou indirectement les uns aux autres.
Animer une réunion d’information descendante : le pecha kucha
Dans le palmarès des moments les plus pénibles de votre vie, généralement la présentation magistrale de votre responsable occupe une place de choix entre la séance chez le dentiste et le concert de M. Pokora. Quand on sait que notre capacité moyenne de concentration est de 25 minutes, imaginez la quantité d’informations perdues dans un discours terne et monotone de 2 heures.
Mais rassurez-vous il existe d’autres façons de conduire une réunion d’information descendante et de lui redonner du peps.
Le pecha kucha par exemple
Tout droit venu du Japon, le Pecha Kucha (pour gouter à la véritable saveur d’un Pecha Kucha je vous encourage à vous rendre à une Pecha Kucha night organisée dans votre ville http://www.pechakucha.org) est à l’origine un exercice proposé aux designers nippons pour présenter leur travail à travers 20 images affichées à l’écran pendant 20 secondes chacune.
L’idée est donc de reprendre ce principe pour construire des présentations composées uniquement de photos ou d’images. L’utilisation de visuels rend le discours plus percutant et marque les esprits. On retiendra mieux les éléments partagés. De plus on évite ainsi les redondances entre ce qui est écrit et ce qui est dit par l’orateur. Enfin construire sa présentation uniquement à travers des images pousse l’orateur à penser différemment et à aborder les problématiques sous un angle nouveau.
Animer une réunion pour analyser une situation : Le futur idéal
L’objectif de cette pratique est d’échanger sur la perception du gap entre une situation cible et une situation existante. C’est un bon outil pour identifier les freins et les obstacles.
1. Positionnez sur un des murs de votre salle de réunion une matérialisation de la cible à atteindre. Il peut s’agir d’une phrase écrite sur une feuille A3 collée au mur, d’une image, d’un dessin, d’une combinaison de tous ces éléments. L’objectif étant d’être le plus clair et le plus explicite possible pour éviter les ambiguïtés.
2. Demandez maintenant à l’ensemble de vos participants de se positionner physiquement par rapport à cette cible. Pour éviter qu’ils s’influencent les uns les autres, précisez-leur que 2 personnes ne peuvent pas se tenir à la même distance de la cible. S’ils se positionnent très proches du mur, ils estiment alors que la situation existante n’est pas très éloignée de la cible. En revanche s’ils se positionnent très loin de la cible c’est qu’ils considèrent qu’il reste encore beaucoup de chemin à parcourir avant d’atteindre cet objectif. Vous l’aurez compris cet exercice requiert un peu d’espace pour permettre à chacun de se positionner. En un seul coup d’œil vous avez alors une idée de la position des participants face à la cible.
3. S’ils ne sont pas tous positionnés le nez au mur c’est qu’ils considèrent donc qu’il existe un écart entre la situation existante et la cible. Demandez-leur d’exprimer alors ce qu’il manque pour atteindre cette cible en l’inscrivant sur des post-its (1 idée = 1 post-it). La suite de l’exercice se présente alors comme un diagramme des affinités.
Cette pratique favorise l’engagement de vos participants en les incitant à se positionner physiquement. C’est aussi une façon de se projeter vers une cible. Nous vous recommandons de ne pas conclure votre réunion par cet exercice, car elle se focalise avant tout sur ce qui manque pour atteindre la cible. Essayez toujours de finir sur une note positive en travaillant par exemple sur la feuille de route ou le plan d’action pour y parvenir.
Mener une réunion pour construire un plan d’action : dessine moi le chemin
Au préalable vous devez avoir dessiné sur une grande feuille de brown paper un chemin ainsi que la cible que vous souhaitez atteindre.
1. Explicitez aux participants la cible que vous avez dessinée sur votre papier kraft.
2. Demandez alors au groupe de compléter le dessin en y indiquant les principaux obstacles qui devront être surmontés, les acteurs qui interviendront, les grandes étapes…
3. À l’issue de l’exercice, un rapporteur explicite le dessin.
Nous avons réalisé cet exercice à de nombreuses reprises et malgré ce que l’on pourrait croire, nous n’avons jamais rencontré de résistance quant au dessin, quel qe soit le niveau hiérarchique des intervenants. Rappelez bien aux participants qu’il ne s’agit pas de réaliser une œuvre d’art, mais uniquement d’un moyen d’expression. L’objectif n’est pas que ce soit beau, mais de se faire comprendre. À un moment ou a un autre de notre vie nous avons tous dessiné et le dessin reste étonnamment naturel pour nous.
Le compte rendu de réunion : pour en finir avec la corvée, utilisez Youtube
Dès que vous constituez des sous-groupes, vous concluez fatalement vos exercices par une étape durant laquelle un rapporteur restitue les travaux menés dans son sous-groupe. Voilà une formidable occasion de capter une synthèse vivante et spontanée du résultat de votre réunion.
Limitez le temps imparti à chaque rapporteur pour rendre la restitution plus percutante et filmez avec votre smartphone : vous avez votre compte rendu.
Le support vidéo est de plus en plus utilisé aujourd’hui. Plus direct et plus vivant il remplacera avantageusement un compte rendu écrit tant que les vidéos restent courtes (moins de 5 minutes). Si les vidéos sont plus longues, n’hésitez pas à préciser le timing des différents sujets évoqués pour simplifier la lecture et éviter de lire toute la vidéo systématiquement.
BONUS : c’est cadeau
Avant de vous laisser, je ne résiste pas à l’envie de vous offrir un dernier petit hack de réunion. A la fin de votre réunion, n’hésitez pas à demander un retour pour vous améliorer. Et quoi de mieux pour obtenir un retour constructif que le jeu de la perfection.
Sur une feuille de paperboard vous inscrivez une échelle de 0 à 10 puis vous laissez 2 encarts pour faire réagir les participants :
je n’ai pas mis 0 parce que…
j’aurais mis 10 si…
Chaque participant se positionne sur l’échelle de 0 à 10 et renseigne un commentaire dans chacun des encart.
Si vous voulez aller plus loin…
ça y est ? Vous êtes devenus accros aux réunions fun et efficaces ? Vous en voulez toujours plus, vous voulez secouer vos réunions qui sentent un peu la naphtaline ?
Et bien vous n’avez que l’embarras du choix :
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Des jeux pour bien débuter vos réunions, des cartes pédagogiques pour découvrir de nouvelles façon de travailler, des magnétiques-it effaçables…
Bref dans notre boutique vous devriez retrouver tout ce dont vous avez besoin pour booster vos réunions et tordre le coup à la réunionnite.
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